ООО НИИ «ПРИМА»
Конструкторская документация
МАССИВ ДАННЫХ НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ
Порядок учета, хранения,
обращения и внесения изменений
*
ОСТ4.000.037-88
Издание официальноеРедактор И.Л. Мирошниченко
Технический редактор М.Н. Русакова
Подписано к печати 2.02.89 г. Формат 60x90/16
Объем 0,5 п.л. Тираж 1370 экз. Заказ №■///
ВНИИ
ОТРАСЛЕВОЙ СТАНДАРТ
Конструкторская документация
М
0СТ4.ООО.037-88
АССИВ ДАННЫХ НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХПорядок учета, хранения, обращения и внесения изменений
ОКСТУ 0002
Срок действия с 01.07.89
до -81 .~Г2т90 і
Настоящий стандарт распространяется на массивы конструкторских< технологических и справочных данных на магнитных носителях (МН) (далее - документы на МН) и устанавливает порядок учета, хранения, обращения и внесения изменений,.
Стандарт разработан в соответствии с ГОСТ 6.10.4-84.
Пояснения терминов "массив конструкторских данных", "массив технологических Данных", "массив справочных данных" по 0СТ4.ООО.035-87.
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ
Все имеющиеся на предприятии подлинники, дубликаты и копии документов на МН подлежат учету и хранению в отделе технической документации (ОТД) или бюро технической документации (БТД) предприя-t тия. ~ ~~
Хранение документов на МН должно производиться в специали-t зированном помещении при ОТД (БТД) или при вычислительном центре"
Ответственным за хранение является ОТД (БТД) предприятия.
В целях обеспечения хранения, учета и обращения документов на МН в составе ОТД (БТД) рекомендуется создавать спепхгльную группу, на которую возлагаются следующие основные функции:
п
Издание официальное
Перепечатка воспрещена
хранение документов не МН;
внесение изменений в документы не МН;
изготовление копий;
аннулировение документов на МН;
восстановление подлинников;
проверка и контроль документов на МН на сохранность записанной йа них информации;
проведение профилактических мероприятий с документами на МН;
выдача документов пользователям;
контроль правильности оформления сдаваемых на архивное хранение документов г? МН и т.д.
УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ ГЧ МН
При приеме документов .£ МН сотрудник ОТД (БТД) проверяет:
физическое СОСТОЯНИЄ,ВрСИТЄАЯ (отсутствие вмятин, надрывов, краевых дефектов,отслаивающихся частиц магнитного слоя и т.д.);
наличие акта о приеме-передаче подлинника в соответствии с 0СТ4.ООО.035-87 (в случае передачи подлинника документа на МН разработчиком документа предприятию - держателю подлинника);
наличие основной надписи с установленными подписями.
Все подлинники, принятые не хранение в ОТД (БТД), ретае=- трируют в инвентарной книге подлинников по ГОСТ 27501^88, форма I.
Примечанием графе "Кол. листов" следует указывать количество частей документа на МН, в графе "Формат" - тип МН (магнитная лента, магнитный диск, гибкий магнитный диск).
Каждому принятому в ОТД (БТД) подлиннику документа на МН присваивают независимо от количества частей один инвентарный номер, неизменяемый до его списания.
Инвентарный номер записывают в основную надпись документа на МН по 0СТ4.ООО.036-88, карточку учета по ГОСТ 2.501-88, форм- мы 2, 2а, 26, 2в, на упаковке магнитного носителя.
В графех "Учет копий" и "Выдача копий" ведут запись только контрольной копии.
Примечание: В графе "Формат" следует указывать тип МН, в графе "Кол.листов" - количество частей документа на МН, в графе "Листы" - номер части документа. Графу "Технологический документ" не заполняют.
Учет контрольных копий производят на отдельной карточке учета по ГОСТ 2.501-88, формы 2, 2а, 26, 2в.В графах "Учет копий" и "Выдача копий" записывают информацию по рабочим копиям, получаемым с контрольной копии документа на ЙН.
ХРАНЕНИЕ И ОБРАЩЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ НА МН
Документы на МН должны храниться в специально отведенных .да этой цели помещениях.
В помещениях должно быть обеспечено кондиционирование воздуха. Допустимо воздушное или водяное отопление, совмещенное с приточной вентиляцией, оборудованной противопыльными фильтрами.
Материалы, используемые для внутренней отделки помещений, изготовления оборудования и упаковки документов, не должны собирать пыль и быть источником пыли или агрессивных химических веществ.
Освещение может быть естественным или искусственным'. Не допускается прямое попадание солнечных лучей на документы.
Документы на МН должны храниться в помещениях с температурой (18+2 )°С и относительной влажностью (60+5)%.
Документы на магнитных лентах должны храниться в вертикальі- ном положении или в подвешенном состоянии на стеллажах или в шкафах.
Документы на магнитных дисках должны храниться на полках стеллажей или шкафов в горизонтальном положении. Запрещается ставить пакеты-дисков или диски друг на друга.
Стеллажи~и~полш~шкафот^олкны быть изготовлены из немагнитного материала. Допускается применение стеллажей со стальным каркасом при условии замыкания контуров стеллажей и заземления.
До передачи на хранение в ОТД (БТД) документы на МН должны быть подготовлены к хранению.
Порядок подготовки документов на МН к хранению, а также порядок проверки их на сохранность записаннойинформации в процессе хранения устанавливают на предприятии.
Проверка и контроль документов на МН на сохранность записанной на них информации осуществляются не реже одного раза в 6 месяцев на ЭВМ.
МН регулярно подвергаются профилактической очистке от пыли и грязи. Не использовавшиеся в течение 6 месяцев магнитные ленты перематывают с целью снятия внутренних напряжений в рулоне.
Подлинники, контрольные копии и рабочие копии документов на МН рекомендуется хранить в порядке возрастания обозначений в пределах одного типа МН.
Подлинники и контрольные копии документов на МН, как правило, из ОТД (ЕГД) не выдают. В исключительном случае, когда в составе ОТД (БТД) не может быть создана специальная группа хранения, учета и обрэчшчмя документов на МН, допускается задавать из ОТД(ЕЙ) подлинники и контрольные копии для проведения работ, указании! в пп.3.10 и З.ІІ, а также для внесения изменений, изготовления копий, восстановления подлинника.
Видану подлинника и контрольной копии документа не МП производят по абонентской карточке (ГОСТ 2.501-88, формы 3, За),
При возвращении подлинников документов на МН в присутствии работника ОТД (БТД) производят контроль за правильностью записанной информации, после чего работник ОТД (БТД) расписывается в абонентской карточке в получении подлинника.
Порядок проведения контроля устанавливают на предприятии.
Учет выдачи и возврата рабочих копий документов на МН производят по карточкам учета (ГОС'" 2.501-88, формы 2, 2а).
Выдачу и возврат копий могут производить по абонентским карточкам.
При возвращении копий докумег эв на МН работник ОТД (БТД) проверяет физическое состояние МН.
Утратившие значение документы на МН аннулируют и изымают из обращения. Аннулирование документов должно производиться на Ї основании "Извещения об изменении". При аннулировании документа в его карточку-Учета__должна быть внесена запись или штамп "Аннтлиро- її ваніс указанием основания (обозначение "Извещения об изменении").
Аннулированный документ хранят в соответствии с положением, действующим напредприятии.
3720. После уничтожения документа (стирания информации) МН в хорошем физическом состоянии могут использоваться в работе; не пригодные к работе МН списывают в соответствии с правилами списания и уничтожения материальных ценностей, действующими на предприятии.
Подлинники документов на МН, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены на новом МН.
Восстановленный подлинник может быть изготовлен только после составления акта о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника.
Восстановление подлинника производят с контрольной копии или с восстанавливаемого подлинника.
Не восстановленный подлинник оформляют новую этикетку в соответствии с 0СТ4.ООО.036-88, форма I, в которой в графе "Изготовил" проставляют фамилию и подпись лица, записывающего информацию на новый носитель. Все остальные данные должны быть воспроизведены с этикетки восстанавливаемого подлинника.
Восстановленные подлинники должны быть заверены ответственным лицом. Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника, выполняют тушью на отдельной этикетке произвольных размеров, которую наклеивают на МН, например:
’■Восстановлен с подлинника
Верно: (подпись, фамилия, дата)";
"Восстановлен с контрольной копии Верно: (подпись, фамилия, дата)".
Восстановленный подлинник сохраняет инвентарный номер восстанавливаемого подлинника, прячем о восстановлении делают отметку в инвентарной книге и в карточке учета документа.
ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В ДОКУМЕНТЫ НА МН
Изменения, а также аннулирование документов на МН производят на основании "Извещения об изменении" (ГОСТ 2.503-1М;Ц?ормы I, ц1а -и Г00Т-&т505-82-, форми I, 1о). Обозначение документа на МН при "■Л внесении в него изменений остается неизменным.
Извещение может выпускать только предприятие - держатель подлинника документа на МН.
Извещению присватают обозначение в соответствии с ГОСТ 2.503-7^с добавлением буквенного кода "МН", например:
"АБВГ.21-88 МН".
Порядковый регистрационный номер устанавливают в пределах предприятия.
В подлинники документов на МН изменения вносят путем: замены одного документа другим;
изменения части информации в документе на МН без его замены.
В копии документов на МН изменения вносят только путем из замены.
Если изменение производят путем замены одного документа на МН другим, оформляют новую этикетку, в которой проставляют последний номер изменения, в графе "Изготовил” - фамилию и подпись лица, записавшего информацию на новый носитель, а все остальные графы воспроизводят с этикетки замененного документа.
При внесении изменения в документ на МН путем изменения в нем части информации этикетку сохраняют, в ней проставляют очередной номер изменения.
Допускается накапливать изменения, которые необходимо вносить в документ на МН с последующим выпуском одного извещения, включающего все накопленные изменения.
Изменения регистрируют в журнале, форма которого устанавливается самим предприятием и содержит следующие реквизиты:
обозначение документа;
номер изменения;
содержание изменения;
исполнитель;
подпись исполнителя;
срок выпуска извещения;
обозначение выпущенного извещения.
Количество накапливаемых изменений или период их накопления устанавливает предприятие—держатель подлинника в зввисимостч от производственной н>. оододимости и знсчамоогя изыачеыЕй.
Прелсря- тис. -и?.?ставшее извещение, обязано выслать копию извещения, s также копии измененных документов на №і всем вшш- ним абонентом.
Примечание. Порядок замены рабочих копий документов новыми устанавливают двусторонним соглашением между предприятием - держателем поддаіжтэ и предприятием-пользователем.
Оформленное извещение передают в ОТД (БГД) на хранение.информационные данные
ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ директивным письмом от 6.12.88
J4 3/65/І8І5
ЗАРЕГИСТРИРОВАН ЦПСТУ за Л 8424047 от 12.01.89
ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
ССЫЛОЧНЫЕ НОРМА ТИВНО-ТЕПМЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ
Обозначение НТД, на который
дана ссылка
Номер пункта, подпункта, перечисления, приложени
я
ГОСТ 2.501-88 ГОСТ 2.503-^435
-Г00Т-2^05-82 ГОСТ 6.10.4-84 0СТ4.000.035-87 0СТ4.ООО.036-88
2.2, 2.4, 2.5, 3.15, З.І7
4.1, 4.3
■4»Г-
Вводная часть
Вводная часть, п.2.1
3.2
4С О'ДЕРЖАНИЕ
Общие требования .
Учет документов ня МН .....
Хранение и обращение документов на МН .......
Порядок внесения изменений в документе на МН ... . Информационные данные .................ОСТ4.000.037-88 С.9
Лист регистрации изменений
|
Йзм |
Стр. (Лист) |
Номер извещения |
Подпись |
Дате |
Изм. |
Стр. (Лист) |
Номер извещения |
Подпись |
Дата |
|
|
|
|
|
|
|
■ |
■ |
5* |
|
1989
