Для служебного пользования Экз. № і) 1
УДК 651.5:006.35 Группа Т50
ОТРАСЛЕВОЙ СТАНДАРТ
ОСТ 1 00218-80
ПОРЯДОК УЧЕТА N ОБРАЩЕНИЯ
НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ н
НА ПРЕДПРИЯТИЯХ ОТРАСЛИ На
Взамен ОСТ 1 00218-76
ОКСТУ 0001
Йаспоряжаниом Миижстврства от 14 ноября 1980 г. N» 087-16
срок введения установлен с 1 января 1982 г.
Настоящий стандарт устанавливает' порядок учета и обращения нормативно—технических документов (НТД), приведенных в ОСТ 1 00382—86, на предприятиях отрасли.
Издание официально*
★
ГР 8185151 от 05.12.80
Перепечатка воспрещена
Ю ОО см
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Все НТД, поступающие на предприятие, должны направляться в отдел стандартизации.
Учет, хранение и обращение НТД на предприятиях должна осуществлять группа НТД отдела стандартизации.
По решению руководства предприятия разрешается учет, хранение и обращение НТД поручать отделу технической документации (ОТД).
Учет и обращение НТД в подразделениях предприятия должны осуществлять уполномоченные по стандартизации, назначенные приказом по предприятию.
Уполномоченные проводят свою работу под методическим руководством отдела стандартизации.
Если на предприятии ввиду небольшого объема НТД уполномоченные не назначены, то все работы по учету, хранению и обращению НТД должны осуществляться группой НТД отдела стандартизации.
По согласованию с отделом стандартизации допускается в цехах и прочих подразделениях предприятия учет, хранение и обращение НТД осуществлять в соответствии с ГОСТ 2.501-88.
Группа НТД отдела стандартизации должна периодически проверять в подразделениях предприятия состояние работ в части учета и хранения НТД. Рекомендуется проводить проверку не реже одного раза в год. Ответственность за состояние и сохранность НТД в подразделениях несут начальники подразделений и уполномоченные по стандартизации в подразделениях.
Распределение полученных НТД по подразделениям проводит группа НТД отдела стандартизации согласно поступившим заявкам. НТД, полученные без заявок подразделений, распределяет начальник отдела стандартизации в зависимости от тематики подразделения.
На предприятии следует пользоваться НТД только со штампом "Учтенный экземпляр" или "Учтено".
2. ИНФОРМАЦИЯ О ПОСТУПИВШИХ НТД
Информация предприятий отрасли о НТД осуществляется в соответствии с ОСТ 1 00382-86.
Отдел стандартизации должен систематически информировать подразделения предприятий и представителя заказчика о новых поступлениях, замене, обмене и изменениях НТД.
|
Информация осуществляется выпуском информационного бюллетеня или другим способом, установленным на предприятии. |
|
OCT 1 00218-80 стр, з Информационный бюллетень должен выпускаться не реже одного раза в квартал и, как правило, должен содержать графы: "Номер по порядку", "Обозначение", "Наименование", 'Взамен' и 'Срок введения". НТД должны включаться в информационный бюллетень по разделам и группам государственных указателей и по категориям.
Заявки подразделений оформляются в соответствии с формой, приведенной в рекомендуемом приложении 1. Для стандартов, запрашиваемых для организации внедрения подразделениями, ответственными за выполнение работ по внедрению стандартов, в соответствии с требованиями ОСТ В1 00222-83 в графе 'Для какой цели запрашивается' еле- дует указывать)'Для организации внедрения стандарта".
*3.6. НТД, издаваемые на диазокальке, должны заказываться в одном экземпляре с учетом последующего размножения на предприятии в требуемом количестве, і
В заявке подразделений на НТД делается отметка о получении запрашиваемого документа.
НТД по его заявке. 1^/ си £459f] Zaf/b- |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
н |
11554 |
|
|
I Nnb. Nt дубмката | І w |
I Им Ih подлмшака I 285 | Н» |
Инв. Nt дубликата Nt изм. і
Ина Nt подлинника 285 Nt иза. 11554
OCT 1 00218-80 Стр. 4
УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ
НТД, поступившие в отдел стандартизации, должны регистрироваться отдельно по категориям НТД в журнале учета по форме, приведенной в рекомендуемом приложении 2.
Допускается регистрировать НТД каждого вида в отдельном журнале. При регистрации НТД присваивается инвентарный номер документу. Допускается не присваивать инвентарный номер, а учитывать по регистрационным номерам стандартов.
НТД с грифом "Для служебного пользования' регистрируются отдельно от НТД без грифа секретности.
Порядок регистрации НТД с грифом секретности определен правилами секретного делопроизводства.
Допускается вести учет НТД по карточкам учета, выполненным в соответствии с ГОСТ 1.13-85, или по карточкам учета внедрения стандарта.
На каждом экземпляре НТД, поступившего в отдел стандартизации, сотрудником отдела стандартизации проставляется штамп 'Учтенный экземпляр', а также инвентарный номер документа и номер экземпляра.
Штамп следует проставлять на обложке документа, а при отсутствии обложки - на первой странице.
Все поступившие и (или) изготовленные экземпляры НТД одного наименования и обозначения должны иметь один инвентарный номер, а в журнале или карточке учета должно быть указано количество экземпляров.
В указателях (бюллетенях) НТД по усмотрению предприятия делается отметка о наличии документа на предприятии.
При картотечном учете карточки учета должны храниться в специально устроенном шкафу.
Если поступают или изготовляются дополнительные экземпляры НТД, на них ставят инвентарный номер, присвоенный данному документу, и последующие номера экземпляров.
Контрольные экземпляры НТД должны храниться отдельно от рабочих. На обложке (при наличии) или на первой странице контрольного экземпляра должен быть проставлен штамп 'Контрольный экземпляр'.
НТД в отделе стандартизации или в ОТД должны храниться в папках или ящиках на стеллажах или в шкафах по категориям, а в пределах категорий - в порядке возрастания обозначений.
На папках или ящиках должны быть написаны категории НТД и их обозначения.
Ин». N« дубликата N» изм і
Ин» Nt подлинника 285 Nt из» г 554
Сборники стандартов должны расставляться по обозначению первого стандарта сборника в соответствующей категории.
Проекты стандартов должны храниться отдельно по категориям, а внутри категорий - по алфавиту или в порядке возрастания обозначений.
После утверждения и ввода в действие стандарта необходимость и сроки хранения проектов определяются отделом стандартизации.
Ненужные проекты стандартов аннулируются.
Иностранные стандарты должны расставляться по названиям стран (по категориям, а внутри категорий - по индексам и регистрационным номерам).
Учет и хранение стандартов с грифом секретности должен производиться в соответствии с установленным порядком.
Дубликаты подлинников отраслевых НТД хранят отдельно от копий в порядке, установленном настоящим стандартом.
Учет дубликатов отраслевых НТД ведут по ГОСТ 1.13-85.
Выдавать дубликаты подлинников для работы не допускается.
НТД, поступившие из отдела стандартизации в подразделения для постоянного пользования, должны быть зарегистрированы в журнале учета подразделения и храниться в папках или ящиках в шкафах.
ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ
Изменения в государственные стандарты должны вноситься в соответствии с ГОСТ 1.15-85.
Изменения в отраслевые стандарты должны вноситься в соответствии с ОСТ 1 00001-87.
Изменения в стандарты предприятий должны вноситься в соответствии с порядком, установленным на предприятии.
Изменения в прочие НТД должны вноситься в порядке, установленном в отрасли.
В НТД, находящиеся в отделе стандартизации, изменения должны вносить работники отдела стандартизации; в НТД, находящиеся в подразделениях предприятия, изменения должны вносить уполномоченные по стандартизации. При отсутствии на предприятии уполномоченных, изменения в НТД должны вносить работники отдела стандартизации.
Изменения к НТД должны направляться отделом стандартизации всем службам, которые имеют экземпляры НТД, учтенные отделом стандартизации.
— — - w Iвс/.
З
Инг Nt дубликата W 1
Иив. Nt подлинника 285 |lt аза. 11554
а правильность внесения изменений в НТД, находящиеся в подразделениях предприятия, ответственность несут уполномоченные, а в НТД, находящиеся в отделе стандартизации - работники отдела стандартизации.ВЫДАЧА НТД АБОНЕНТАМ
НТД выдают:
— группа НТД отдела стандартизации - в постоянное пользование в подразделения через уполномоченных по стандартизации по абонентской карточке или под расписку в специальном журнале, хранящемся в отделе стандартизации; рекомендуется для каждого подразделения иметь свой журнал или отдельный раздел в журнале; допускается выдавать НТД по карточке учета внедрения стандарта;
- уполномоченный по стандартизации в подразделении - во временное пользование работникам подразделения по абонентской карточке или по карточке-заместителю. Допускается выдачу НТД абонентам осуществлять в порядке, принятом на предприятии для документов основного производства.
Формы абонентской карточки и карточки-заместителя приведены в рекомендуемых приложениях 3 и 4.
Карточка-заместитель должна составляться на каждый экземпляр НТД или на группу НТД и храниться в самом документе или вместе с группой НТД.
При выдаче документа карточка-заместитель должна ставиться на место выданного документа.
Абонентские карточки следует составлять на каждого абонента и хранить в алфавитном порядке в отдельном яшике.
Экземпляры НТД делятся на рабочие и контрольные.
Контрольные экземпляры НТД из фонда не выдаются, такими документами разрешается пользоваться только на месте - в отделе стандартизации или в отделе, который выдает НТД.
В постоянное пользование должны выдаваться НТД, которые повседневно применяются в работе подразделений или имеют узко специальный характер какого-то одного подразделения.
При получении НТД уполномоченный по стандартизации или работник, берущий НТД во временное пользование, должен проверить состояние документа и расписаться в абонентской карточке (журнале учета) или карточке-заместителе. При возвращении НТД принимающий его расписывается в абонентской карточке (журнале учета) или карточке-заместителе и ставит дату возврата.
В случае обнаружения порчи документа ответственность несет последний работник. пользовавшийся документом.
