ГОСТ 24.402-80. Система технической документации на АСУ. Учет, хранение и обращение (70554)

УДК 65.011.56:681.3:002:006.354 Группа Т52

С

ГОСТ
24.402-80*

УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ И ОБРАЩЕНИЕ

System of technical documentation for computer control systems. Registration, storage and access

Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 14 мая 1980 г. № 2102 срок введения установлен

с 01.01,81

Настоящий стандарт распространяется на техническую доку­ментацию на автоматизированные системы управления (АСУ) и устанавливает правила учета, хранения и обращения документов, перечень которых определен ГОСТ 24.101—80.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

   1. Учет, хранение и обращение документов на АСУ выполня­ют по ГОСТ 2.501—68 с учетом требований настоящего стандарта, государственных стандартов других систем документации и Еди­ной государственной системы, делопроизводства, распространяю­щихся на отдельные документы, разработанные при создании АСУ.

   2. Документы на АСУ в зависимости от способа их выполне­ния и характера использования подразделяют в соответствии с ГОСТ 2.102—68 на подлинники, дубликаты и копии.

   3. Учет и хранение подлинников должна осуществлять орга­низация (предприятие) — держатель подлинника.

   4. Полный комплект документов на АСУ, перечень которых установлен ГОСТ 24.101—80, подлежит, как правило, хранению в одной из организаций (предприятий)—участников создания АСУ.

Каждый из документов, входящий в полный комплект, может быть представлен в нем подлинником, дубликатом или учтенной копией.

Издание официальное Перепечатка воспрещена

* Переиздание (май 1986 г.) с Изменением № 1, утвержденным в ав­густе 1985 г. (ИУС 11—85).Документы, разработанные организацией (предприятием) — хранителем полного комплекта, включают в него в виде подлин­ников.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА

   1. Для регистрации документов и присвоения им инвентар­ных номеров должны быть использованы инвентарные книги по форме 1 ГОСТ 2.501—68. Инвентарные книги подразделяют на:

книги подлинников (ИКП);

книги копий (ИКК) документов, выполненных другими орга­низациями;

книги дубликатов (ИКД).

Каждому виду инвентарных книг присваивают свои порядко­вые номера.

пригодность их для хранения, многократного снятия копий, микрофильмирования (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест, пятен, достаточная контрастность текста);

наличие необходимых подписей и дат;

комплектность документации в соответствии с ведомостями и спецификациями, в которых перечислены сдаваемые подлинники;

наличие всех листов подлинника, включая приложения.

Допускается заполнять графы учета только на титульном и । заглавном листах документа.

При учете восстановленного подлинника в графе «Приме­чание» ИКП делают отметку «Восстановлен, дата и подпись сот- 110рудника», в карточке учета документов к инвентарному номеру подлинника добавляют индекс «В».

1. 6. При приемке на хранение дубликатов проверяют пригод­ность их для многократного снятия копий, наличие всех листов в соответствии с сопроводительной документацией.

   7. Дубликаты в организации-дублере следует учитывать по ИКД. В графе «Примечание» указывают организацию (пред­приятие) — держатель подлинника.

   8. Дубликаты в организации (на предприятии)—держателе подлинника подлежат обязательному учету в карточке учета до­кументов, составленной на соответствующий подлинник. В графе «Абоненты» проставляют наименование организации-дублера, в графе «Дата» — дату отправки дубликата, в графе «Кол. экз.» — количество экземпляров и номер отправленного дубликата. Этот же номер проставляют на каждом листе дубликата (желательно на поле для подшивки) вместе с индексом «Д», например, «Д1».

   9. Копии документов, поступившие из других организаций, следует регистрировать в ИКК, при этом в графе «Кем выпущен» указывают наименование организации-разработчика. Инвентар­ный номер, номер экземпляра, дату регистрации, подпись сотруд­ника проставляют на первом листе копии документа.

   10. В справочном приложении даны примеры заполнения кар­точек учета документов, составленных на подлинник, дубликат, учетную копию документа.

2. ХРАНЕНИЕ И ОБРАЩЕНИЕ

   1. Хранению в отделе (бюро) технической документации под­лежат только учтенные документы.

   2. Помещение хранилища должно иметь специальные условия для обеспечения сохраняемости документов и пригодности их для тиражирования, устанавливаемые нормами и правилами Главно­го архивного управления при Совете Министров СССР.

   3. Хранилище должно быть оборудовано специальными стел­лажами, шкафами для размещения документов.

Документы следует хранить раздельно:

подлинники (в том числе восстановленные); дубликаты; конт­рольные копии; рабочие копии; копии документов других органи­заций; документы и отдельные листы документов, аннулированные по извещениям.

Документы располагают в порядке возрастания инвентарных номеров или по принадлежности к АСУ.

Папки должны иметь этикетки, на которых помещают сведе­ния, необходимые для поиска документа (инвентарный номер, наи­менование АСУ, обозначение документа и др.).

Допускается изготовлять уменьшенные дубликаты и копии доку­ментов по отношению к подлиннику при условии соответствия их требованиям ГОСТ 2.301—68, ГОСТ 13.1.003—83 и возможности внесения изменений. На дубликатах и копиях документов, изготов­ленных с изменением масштаба, на свободном поле в левом ниж­нем углу первого листа (страницы) дубликата, копии должен быть поставлен штамп размером 15X60 мм, высотой шрифта 3 мм — «масштаб изображения изменен».

1. 6. 3.5. (Измененная редакция, Изм. № 1).

   7. Передача подлинников (дубликатов) в специализирован­ный фонд (фонд алгоритмов, программ и др.) должна быть офор­млена актом.

2. ПРАВИЛА ДУБЛИРОВАНИЯ

   1. Дубликат действует на правах подлинника только для сня­тия копий.

   2. Изготовление дубликатов — по ГОСТ 2.502—68.

   3. В случае передачи подлинников в специализированный фонд организация-разработчик должна изготовить дубликаты передаваемых документов для хранения и снятия копий.