для всех видов документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности предприятий, приведенных в приложении А;
Г. — для всех видов документов постоянного срока хранения в >₽Ьответствии с 4.13 по согласованию с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива;
для всех видов документов временного срока хранения — в соответствии с решением руководителя предприятия-держателя документа-подлинника, кроме указанных в 4.10.
Все виды документов со сроками хранения от 5 до 75 лет, указанные в действующих нормативно-методических документах ГАС (приложение Б) и не подлежащие рассмотрению ЭПК государственного архива, разрешается включать в ПДП, заменять на микрофильм-подлинник, аннулировать и уничтожать в порядке, установленном настоящим стандартом.
В ПДП включают:
документацию, образующуюся в управленческой деятельности, — после формирования в законченные дела;
техническую документацию на изделия производства, объекты капитального строительства — после снятия продукции (изделия) с производства или сдачи объекта капитального строительства в эксплуатацию;
документацию всех стадий научно-исследовательских, опытно- г 'онструкторских работ, опытного производства, в которую не вносят изменения (имеется незначительное число изменений).
Не подлежат замене на микрофильм-подлинник:
первичная учетная, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, финансовая и другая специальная документация, необходимая для ревизий, а также для начисления пенсий — в течение 10 лет;
документы постоянного или временного сроков хранения, имеющие художественные, автографические, палеографические и другие особенности, которые не могут быть полностью воспроизведены на микрофильмах.
Документы всех видов, подвергающиеся изменениям, а также документы со сроком хранения до 5 лет к замене на микрофильм-подлинник не рекомендуются.
Разработчики составляют ПДП по форме приложения В, подписывают его и согласовывают при необходимости, с заказчиком и (или) его представителем (для документов, имеющих оборонное значение), и, в случае, если в ПДП включены документы постоянного срока хранения, с ЭПК государственного архива или иного учреждения ГАС, курирующих данное предприятие.
Предприятиям с частной и иной формами собственности, а также общественным объединениям при передаче ими на государственное хранение документов негосударственной части Архивно'^^ фонда страны разрешается передаваемые документы заменять на микрофильмы-подлинники.
Государственный учет и экспертизу ценности указанных документов проводят в порядке, устанавливаемом ГАС.
Микрофильмирование документов в целях изготовления микрофильмов-подлинников осуществляют силами как своего предприятия, так и сторонних предприятий с соблюдением требований настоящего стандарта.
Подготовку и передачу микрофильмов-подлинников и их дубликатов на государственное хранение осуществляют в соответствии с требованиями ГОСТ 7.65 и действующих нормативно-методических документов ГАС (приложение Б).
На государственное хранение передают микрофильм-подлинник и два дубликата.
ПОРЯДОК ИЗГОТОВЛЕНИЯ МИКРОФИЛЬМОВ-ПОДЛИННИКОВ И ИХ ЗАЩИТЫ ОТ НЕСАНКЦИОНИРОВАННЫХ ДЕЙСТВИЙ
Требования к микрофильму-подлиннику
Микрофильмы-подлинники изготавливают в виде рулонны^ микрофильмов типоразмеров МР-16 и МР-35 по ГОСТ 13.1.104, микрофильмов в отрезке типоразмеров МО-16 и МО-35 и микрофиш по ГОСТ 13.1.105.
Микрофильмы-подлинники должны удовлетворять требованиям ГОСТ 13.1.102; ГОСТ 13.1.104; ГОСТ 13.1.105; ГОСТ 13.1.109 (в части требований к рулонным микрофильмам), ГОСТ 13.1.110; ГОСТ 13.1.111; ГОСТ 13.1.112; ГОСТ 13.1.114; ГОСТ 13.1.116 и требованиям настоящего стандарта.
Микрофильм-подлинник изготавливают в одном экземпляре. С микрофильма-подлинника — допускается изготавливать не более трех дубликатов микрофильма-подлинника.
Для изготовления микрофильма-подлинника и его дубликатов используют:
галогенидосеребряные пленки — в случае, если микрофильм- подлинник и его дубликаты подлежат долговременному или постоянному хранению;
диазотипные пленки — для изготовления дубликатов микро- фильма-подлинника, подлежащих временному хранению;
другие типы пленок (например электрофотографическую) — в случае, если микрофильм-подлинник подлежит временному хранению и обеспечивается срок его хранения, соответствующий сроку Ранения документа-подлинника.
Микрофильм-подлинник должен иметь отличительный символ, представляющий собой прописную букву «П» русского алфавита по ГОСТ 2.304 (буква без наклона, размер шрифта 3,5) в окружности диаметром 5 мм (рисунок 1).
Рисунок 1
Параметры трафаретов символов в зависимости от масштаба уменьшения изображения должны соответствовать приведенным в таблице 1.
|
Масштаб уменьшения г изображения |
Диаметр окружности |
Высота буквы |
|
*■ 1:7,4 |
37 |
26 |
|
1:10,5 |
52 |
37 |
|
1:14,8 |
74 |
52 |
|
1:21,0 |
105 |
74 |
|
1:24,0 |
120 |
84 |
|
1:29,7 |
148 |
105 |
|
1:42,0 |
210 |
147 |
|
1:48,0 |
240 |
168 |
Таблица
В миллиметрах
Отличительный символ располагают:
— в начале и конце рулона, отрезка, в центре отдельных кадров по ГОСТ 13.1.104—-на микрофильме рулонном и микрофильме в отрезке;
— в правом верхнем углу поля заголовка или кодового поля на микрофише по ГОСТ 13.1.105.
На дубликате микрофильма-подлинника, изготовленном с микрофильма-подлинника, отличительный символ должен иметь отверстия (перфорации), определяющие его порядковый номер (рисунок 2):
- дубликат 1 (Д1)
- дубликат 2 (Д2)
- дубликат 3 (ДЗ)
Рисунок 2
Требования к отверстиям перфораций — по ГОСТ 13.1.204.
Требования к документу-подлиннику
Документы-подлинники, подлежащие замене на микрофильм- подлинник, должны соответствовать общим требованиям и нормам ГОСТ 13.1.002 и требованиям:
ГОСТ 2.004; ГОСТ 2.102; ГОСТ 2.103; ГОСТ 2.105; ГОСТ 2.109 — для конструкторских документов;
ГОСТ 2.004; ГОСТ 3.1102; ГОСТ 3.1104; ГОСТ 3.1127; ГОСТ 3.1128; ГОСТ 3.1129 — для технологических документов;
ГОСТ 6.38 — для организационно-распорядительных документов;
ГОСТ 19.101; ГОСТ 19.102; ГОСТ 19.105; ГОСТ 19.106-для программных документов;
— ГОСТ 2.004; ГОСТ 21.101 — для проектных строительных документов;
— ГОСТ 34.201; ГОСТ 34.601—для документов, используемых при создании автоматизированных систем.
На документах, не соответствующих требованиям данных стандартов, перед съемкой должны быть проставлены соответствующие символы по ГОСТ 13.1.202. Изменение и восстановление (ретуширование) документов-подлинников с целью улучшить их читаемость ^іеред съемкой не допускаются.
Требования к формам учета
Микрофильмы-подлинники следует изготавливать на основании заказа-наряда, оформленного в соответствии с приложением Г.
На основании ПДП на документы, отобранные для микрофильмирования, составляют перечень документов для микрофильмирования (ПДМ) по форме приложения Д.
Учет документов, пленки, микрофильмов, увеличенных бумажных копий и т.п. в процессе изготовления микрофильмов-подлинников, их дубликатов и внесения изменений в микрофильмы- подлинники осуществляют с помощью журнала учета по форме приложения Е.
На каждый изготовленный микрофильм-подлинник заполняют технический паспорт по форме приложения Ж.
Требования к методам контроля микро- фильмов-подлинников
Методы контроля микрофильмов-подлинников — по ГОСТ 13.1.102 и ГОСТ 13.1.502.
При наличии дефектов в изготовленном микрофильме-полтиннике составляют дефектную ведомость по форме приложения И.
ПОРЯДОК УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И ПРИМЕНЕНИЯ
МИКРОФИЛЬМОВ-ПОДЛИННИКОВ
Микрофильмы-подлинники и их дубликаты, принимаемые на хранение в архив предприятия, регистрируют в инвентарных книгах и учетных карточках по ГОСТ 13.1.205. При этом в графе «Обозначение» указывают обозначение микрофильма по ГОСТ 13.1.207 и адрес (местонахождение) микроизображения данного документа- подлинника в микрофильме.
В состав обозначения микрофильма-подлинника (дубликата микрофильма-подлинника) вводят отличительный символ П (Д1, Д2, ДЗ), который размещают перед первым знаком (знаковой группой).Каждому микрофильму-подлиннику и его дубликатам присваивают одинаковый инвентарный номер, который проставляют в инвентарной книге, учетной карточке, в техническом паспорте и на таре (упаковке) для хранения микрофильма-подлинника. Для рулонного микрофильма и микрофильма в отрезке инвентарный номер располагают также на начальных и конечных ракордах, на микрофише — в кодовом поле заголовка.
Хранят микрофильмы-подлинники (дубликаты микрофиль-, мов-подлинников) при нормальных климатических факторах внешней среды, установленных ГОСТ 15150 для изделий исполнения УХЛ категории 4.
Хранение микрофильмов-подлинников и их дубликатов, переданных на постоянное государственное хранение, — по ГОСТ 7.65.
Сроки хранения микрофильмов-подлинников должны быть те же, что и замененных ими документов-прдлинников. Вопросы их дальнейшего применения (хранения, уничтожения) решают в порядке, установленном ГАС для документов-подлинников с учетом требований настоящего стандарта.
Применение на предприятии микрофильмов-подлинников для рабочего использования допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя предприятия-держателя микрофильма- подлинника с обязательной регистрацией в учетных карточках.
Дубликаты микрофильма-подлинника применяют следующие:
контрольный — для восстановления микрофильма-подлинника в случае его утраты и порчи;
остальные — для изготовления с них необходимого количества копий микрофильмов для рабочего использования, а также для воспроизведения увеличенных бумажных копий при внесении изменений.
ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ (ДОПОЛНЕНИЙ)
В МИКРОФИЛЬМЫ-ПОДЛИННИКИ
При необходимости внесения изменений в микрофильм-подлинник технической документации с дубликата микрофильма-подлинника изготавливают увеличенную бумажную копию документа, подлежащего изменению. После внесения изменений (дополнений) в указанную копию изготавливают измененные кадры микрофильма-подлинника в соответствии с разделом 5.
С измененных кадров микрофильма-подлинника изготавливают не более трех дубликатов с обозначением их порядкового номера в соответствии с 5.1.8 для использования по 6.4 — 6.5.
нВ микрофильме-подлиннике и его дубликатах аннулируют соответствующие измененные кадры путем их просечки (компостирования) по ГОСТ 13.1.204.
По мере накопления изменений микрофильм-подлинник изготавливают вновь на единую микроформу (рулонный микрофильм, микрофиша).
Исходный микрофильм-подлинник и микрофильмы-подлинники, дополнявшие его при изменении, должны быть аннулированы и уничтожены. Аннулируют указанные микрофильмы-подлинники путем компостирования по ГОСТ 13.1.204 их отличительных символов.
Аналогичным образом аннулируют соответствующие дубликаты микрофильмов-подлинников.
ПОРЯДОК АННУЛИРОВАНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ-ПОДЛИННИКОВ И МИКРОФИЛЬМОВ-ПОДЛИННИКОВ
Порядок аннулирования и уничтожения документов-подлинников .
Все документы-подлинники, с которых изготовлены микрофильмы-подлинники, должны быть аннулированы. Допускается применять конструкторские и технологические документы-подлинники, имеющие хорошее физическое состояние, в качестве рабочих копий без аннулирования.
При аннулировании замененных документов-подлинников, дубликатов, копий (при их наличии) на всех аннулированных листах должен быть проставлен штамп «АННУЛИРОВАН. Заменен микрофильмом, инвентарный номер.,.».
> При аннулировании всех листов сброшюрованного или переплетенного документа-подлинника штамп разрешается проставлять на титульном (заглавном) листе.
При переводе конструкторского или технологического документа-подлинника в рабочую копию на всех листах документа должен быть проставлен штамп «ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА» или «ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА» по ГОСТ 2.501.
Основанием для уничтожения аннулированных документов- подлинников являются решение руководителя предприятия (по 4.1) и сведения в ПДП о дальнейшем применении документов после замены их микрофильмами-подлинниками.
Уничтожение аннулированных документов-подлинников должно быть оформлено актами. Для научно-технической документации применяют акт по форме приложения К, для документации в управленческой деятельности — акт по форме приложения Л.
При выделении к уничтожению документов, имеющих оборонное значение, акты предприятия о выделении к уничтожению документов, приведенные в приложениях К и Л, согласовывают с заказчиком (или его представителем).
