Раздел 4. (Исключен, #M12293 1 1200045573 3867774713 80 2687662028 2028685173 78 2479111094 77 77Изм. N 1#S).
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Рекомендуемое
СКЛАДЫВАНИЕ ЧЕРТЕЖЕЙ
1. Листы чертежей всех форматов следует складывать сначала вдоль линий перпендикулярных (продольных), а затем вдоль линий параллельных (поперечных) к основной надписи.
2. Листы чертежей после складывания должны иметь основную надпись на лицевой стороне сложенного листа.
3. Листы чертежей складывают в последовательности, указанной в табл.1 и 2, цифрами на линиях сгибов.
4. Устанавливаются следующие виды складывания:
1) в папки в соответствии с табл.1;
2) для непосредственного брошюрования в соответствии с табл.2.
Таблица 1
Складывание в папки
Размеры, мм
#G0Формат |
Схема складывания |
Складывание |
|
|
|
продольное |
поперечное |
А0 (841х1189) |
|
|
|
А1 (594х841) |
|
|
|
|
|
|
|
А2 (420х594) |
|
|
|
|
|
|
|
А3 (297х420) |
|
|
|
|
Таблица 2
Складывание для непосредственного брошюрования
Размеры, мм
#G0Формат |
Схема складывания |
Складывание |
|
|
|
продольное |
поперечное |
А0 (841х1189) |
|
|
|
А1 (594х841) |
|
|
|
|
|
|
|
А2 (420х594) |
|
|
|
|
|
|
|
А3 (297х420) |
|
||
|
|
|
|
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Рекомендуемое
1. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ
1.1. Копии документов в бумажной форме, принимаемые на хранение, должны быть контрастно отпечатаны и иметь ровный фон без разноцветности, затрудняющей чтение документа. На копиях должны быть воспроизведены (без пропусков) все имеющиеся на подлиннике, дубликате или оригинале линии, буквы, цифры и т.п.
При приемке копий в бумажной форме проверяют наличие всех листов и комплектность документации в соответствии с сопроводительными документами.
1.2. На предприятии могут хранить следующие копии конструкторских и технологических документов: архивные, контрольные, рабочие.
1.3. Архивные копии отражают состояние конструкции или технологии изготовления изделия в периоды утверждения их заказчиком, передачи подлинников предприятиям-изготовителям, прекращения производства данной конструкции и т.п. Наличие архивных копий отражают в карточках учета (форма 2, приложение 3).
В архивные копии изменения не вносят и абонентам не выдают, их хранят отдельно от других копий в папках (альбомах) или на электронном носителе.
Для документов в бумажной форме на видном месте папки (альбома) и на лицевой стороне каждой архивной копии ставят штамп "АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР". Ниже штампа указывают причину и дату принятия на хранение архивной копии. Допускается хранение архивных копий в виде микрофильмов.
Архивные копии электронных документов в реквизитной части должны иметь соответствующий признак (буква, цифра и др.).
1.4. Контрольные копии служат для восстановления подлинника, изготовления дубликатов, рабочих копий, справок или сверки документации, хранят их отдельно от других копий и абонентам не выдают.
Контрольная копия электронного документа должна иметь в реквизитной части соответствующий признак (буква, цифра и др.).
На лицевой стороне каждого листа контрольных копий на видном месте ставят штамп "КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" (за исключением контрольных копий типографских изданий и сброшюрованных текстовых документов, на которых штамп ставят только на обложке и на титульном или первом листе).
1.1-1.4. (Измененная редакция, #M12293 0 1200045573 2479111094 77 77 2486450883 3972405214 4164543659 2038873560 3297342578Изм. N 1#S).
1.4а. Рабочие копии предназначены для обслуживания производства. Число рабочих копий, находящихся в обращении, и места их хранения (выдача-приемка) устанавливает организация.
(Введен дополнительно, #M12293 1 1200045573 1843523556 77 25116 77 25116 1119395189 2803129704 3086320989Изм. N 1#S).
1.5. (Исключен, #M12293 2 1200045573 23977398 77 81 2687662028 23977398 77 82 3562858724Изм. N 1#S).
1.6. Учет выдачи (отсылки) и возврата копий внутренним и внешним абонентам может проводиться вручную или автоматизированным способом. Учет проводят по карточкам учета документов формы 2, 2а в соответствии с приложением 3.
Учет выдачи и возврата копий внутренним абонентам может проводиться вручную или автоматизированным способом по абонентским карточкам формы 3, 3а в соответствии с приложением 3*.
(Измененная редакция, #M12293 0 1200045573 23977398 77 82 3562858724 4294967294 1900592417 3777048164 77Изм. N 1#S).
1.7. Копии документов в бумажной форме хранят как россыпью (полистно), так и вложенными в папки или, при необходимости, сброшюрованными в альбомы.
При хранении россыпью (полистно) копии складывают на формат А4.
Копии, помещаемые в альбомы и папки, складывают на форматы А4 или A3 в соответствии с приложением 1.
(Измененная редакция, #M12293 0 1200045573 23977398 77 83 2486450883 3972405214 4164543659 2038873560 3297342578Изм. N 1#S).
1.8. Копии конструкторских документов на изделие укладывают в папки (альбомы) в пределах изделия или в пределах рационально выбранных составных частей изделия.
1.9. Копии конструкторских документов на изделия укладывают в папки (альбомы) в следующей последовательности:
1) спецификация изделия;
2) документы основного комплекта изделия (в порядке записи их в спецификации);
3) спецификации составных частей изделия и документы основного комплекта составных частей изделия (в порядке возрастания обозначений). Документы основного комплекта составных частей изделия помещают после спецификации в порядке их записи в спецификации;
4) чертежи деталей, записанные в спецификации, основного изделия и всех его составных частей (в порядке возрастания обозначений).
Если на деталь (кроме чертежа) выпущены другие документы, то их помещают после чертежа деталей (в порядке записи их в спецификации).
1.10. Комплект копий технологических документов укладывают в папки или брошюруют в альбомы, при этом в одну папку (альбом) помещают все технологические документы, разработанные на одно изделие или несколько изделий, или рационально выбранную составную часть изделия.
При необходимости, в одну папку (альбом) допускается помещать технологические документы по отдельным методам обработки и сборки изделия.
1.11. В одну папку (альбом) укладывают не более 200 листов документов, приведенных к формату А4.
1.12. При большом количестве документов их разделяют на части и укладывают в несколько папок (альбомов). На этикетках папок (альбомов) или на их обложках указывают номер данной части, общее количество частей и номер экземпляра папки (альбома).
1.13. Допускается в каждой папке (альбоме) предусматривать опись, в которой перечисляют, в последовательности их расположения, все находящиеся в ней документы.
1.14. Для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники документов или ведущему наблюдение за изготовлением изделия в производстве, выделяют экземпляр копий соответствующих документов. На лицевой стороне каждого листа копий (при хранении их россыпью) или на видном месте папки (альбома) ставят штамп "ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА" или "ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА", приведенные в приложении 4*.
(Измененная редакция, #M12293 0 1200045573 23977398 77 24258 4164543659 403162182 3068257726 253955394 419630764Изм. N 1#S).
1.15. На копиях документов, об изменениях которых после высылки абонентов не извещают, ставят штамп "ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ".
1.16. В запросах о высылке документации от других предприятий указывают, необходимо ли брать на учет запрашиваемую документацию для высылки в дальнейшем извещений об изменениях или нет.
1.17. Копии документов, изъятые из обращения вследствие прекращения производства изделий, а также копии документов, аннулированных или замененных в связи с внесением изменений, уничтожают после составления акта об уничтожении или описи копий.
2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ ДРУГИХ ПРЕДПРИЯТИЙ
2.1. Копии документов, поступивших от других предприятий, хранят уложенными в папки или переплетенными в альбомы отдельно по каждому предприятию, которым они были изданы, или отдельно по каждому изделию.
Допускается копии хранить россыпью (полистно) сложенными на формат А4 или A3.
2.2. В каждой папке (альбоме) должна быть опись, в которой перечисляют, в последовательности их расположения, все находящиеся в ней документы.
2.3. Регистрацию (учет) копий документов других предприятий осуществляют в соответствии с требованиями пп.2.3 и 2.4 настоящего стандарта. На каждую регистрируемую копию (или комплект копий) в бумажной форме наносят штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации.
Указанный штамп в папках (альбомах) ставят на видном месте описи, а также на этикетке или в левом верхнем углу обложки.
На копиях в бумажной форме, хранящихся россыпью (полистно), штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа формата А4 или листа документа, сложенного на формат А4.
2.4. Копии учитывают вручную или автоматизированным способом в карточках учета по формам 2, 2а, 2б, 2в в соответствии с приложением 3.
2.3, 2.4. (Измененная редакция, #M12293 0 1200045573 23977398 78 79 2486450883 3972405214 3562858724 4294967294 1900592417Изм. N 1#S).
2.5. Копии других предприятий хранят в порядке возрастания обозначений по каждому коду предприятия.
2.6. В случае прекращения применяемости учтенных копий на данном предприятии держателя подлинников ставят в известность для снятия их с учета.
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Рекомендуемое
Форма 1
Инвентарная книга
Форма 2
Карточка учета документов (лицевая сторона)
Форма 2а
Карточка учета документов (оборотная сторона)
Форма 2б
Карточка учета документов (лицевая сторона вторых и последующих листов)
Форма 2в
Карточка учета документов (оборотная сторона вторых и последующих листов)
Форма 3
Абонентская карточка (лицевая сторона)
Форма 3а
Абонентская карточка (оборотная сторона)
Примечание. В карточке учета документов указывают:
1) в графе "Вид документа" формы 2 - вид документа (подлинник, дубликат или копия), который принят на учет;
2) в графе "Разовые выдачи" формы 2а - абоненты, которым выдают (высылают) копию документа со штампом "ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ".
(Измененная редакция, #M12293 0 1200045573 2028685173 79 2045977282 3128202292 1558620916 377006900 3297342578 2510433395Изм. N 1#S).
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
Рекомендуемое
ОБРАЗЦЫ ШТАМПОВ ПО УЧЕТУ И ОБРАЩЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,
ВЫПОЛНЕННЫХ В БУМАЖНОЙ ФОРМЕ*
___________________
* Наименование приложения. (Измененная редакция, #M12293 0 1200045573 2028685173 80 2294407021 419630764 3128202292 1190718595 4294967262 3761052413Изм. N 1#S).
1. Штампы предназначаются для упрощения нанесения и достижения однотипности изображения надписей и указаний, производимых в документах в процессе их обращения, а также в извещениях и в документах учета.
2. Штамп "ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ N ... , ... г." с указанием порядкового номера восстановления подлинника и даты его восстановления ставят на подлинниках, с которых изготовлены восстановленные подлинники.
3. Штамп "АННУЛИРОВАН, ЗАМЕНЕН ... , извещ. N ... от ... г." ставят (с указанием номера, даты выпуска извещения и подписи) на аннулированных по извещениям подлинниках, дубликатах и копиях, а также на карточках учета. При отсутствии замены ставят прочерк.
4. Штамп "ПРИ НОВОМ КОНСТРУИРОВАНИИ НЕ ПРИМЕНЯТЬ, ВЗАМЕН ПРИМЕНЯТЬ ... " ставят на основании соответствующих извещений на подлинниках, дубликатах и копиях, которые нельзя использовать во вновь разрабатываемых изделиях, а также на карточках учета.
5. Штамп "ВЗАМЕН ПОДЛИННИКА" ставят на документах при отсутствии подлинников этих документов.