6. Штамп "ЭКЗ. N ... " ставят (с указанием номера экземпляра) на папках (альбомах) копий и на отдельных копиях.
7. Штамп "ИНВ. N ... , ЭКЗ. N ... , ... г. " ставят (с указанием инвентарного номера, номера экземпляра и даты регистрации) на папках (альбомах) и отдельных копиях документов других предприятий.
Допускается также использовать этот штамп (без указания номера экземпляра) при регистрации образцов для типографских изданий и других документов, хранящихся на правах подлинников.
8. Штампы "КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" и "АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" ставят соответственно на контрольных и архивных экземплярах копий и на папках (альбомах) копий. Штамп "КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" ставят также на контрольных экземплярах извещений и приложений к ним.
9. Штампы "ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА" и "ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА" ставят соответственно на копиях конструкторских и технологических документов, выдаваемых для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники или ведущему наблюдение за изготовлением изделий в производстве.
10. Штамп "ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ" ставят на копиях документов, выдаваемых в порядке разовой выдачи без высылки в дальнейшем извещений об изменении этих документов.
11. (Исключен, #M12293 0 1200045573 23977398 24255 2687662028 2688022136 3119457626 3222030046 1305750728 2687662028Изм. N 1#S).
12. Допускается применять и штампы других видов, упрощающих нанесение надписей на документах.
(Измененная редакция, #M12293 0 1200045573 23977398 24255 2687662028 2688022136 3119457626 3222030046 1305750728 2687662028Изм. N 1#S).
ПРИЛОЖЕНИЕ 5
Справочное
КОММЕНТАРИИ К ПУНКТАМ СТАНДАРТА
К пункту 1.2. Учет и хранение бумажных и электронных документов является частью системы обращения документации на предприятии.
Под учтенным документом понимается документ, принятый на абонентское обслуживание (учтенный документ).
Перечень функций, организационная структура и распределение функций системы документооборота устанавливается предприятием.
К пункту 2.1. При регистрации (учете) электронных документов в графе "Примечание" (форма 1, приложение 3) указывают формат файла документа.
К пункту 2.2. К другим документам относится "Ведомость спецификаций" в соответствии с #M12291 1200001989ГОСТ 2.102#S, по которой проверяют комплектность принимаемых на хранение подлинников на комплексы, сборочные единицы и комплекты, имеющие две и более ступени входимости составных частей.
Для электронных документов, принимаемых на хранение по отдельным сборочным единицам, проверка комплектности осуществляется по спецификации. Для документов на все изделие в целом комплектность документов проверяют по "Ведомости электронных документов".
К пункту 2.4. Инвентарный номер подлиннику присваивают независимо от количества листов в документе или количества файлов, из которых он состоит.
На документе, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист.
Инвентарный номер подлинника электронного документа указывают в его реквизитной части.
К пункту 2.8. Для обеспечения восстановления электронных баз данных автоматизированных систем при хранении подлинников следует проводить резервное копирование.
Правила выполнения резервного копирования (периодичность, регистрацию и др.) устанавливает организация.
К приложению 2 (пункты 1.6, 1.14). Автоматизированная система при учете движения документов должна обеспечивать своевременную рассылку абонентам (внутренним и внешним) извещений об изменениях и (или) копий измененных документов.
ПРИЛОЖЕНИЕ 5. (Введено дополнительно, #M12293 0 1200045573 2290754954 81 2182457493 81 234841313 3126780636 4294967270 3127750616Изм. N 1#S).
Текст документа сверен по:
официальное издание
Единая система конструкторской документации: Сб. ГОСТов. -
М.: ИПК Издательство стандартов, 2003
Юридическим бюро "Кодекс" в
текст документа внесено Изменение N 1,
принятое МГС (протокол N 23 от 28.02.2006)
