5.17 Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалу(-ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження.
Приклад
ЗАТВЕРДЖУЮ
Міністр фінансів України
Підпис Ініціал(и), прізвище
07.03.2001
У разі затвердження документа кількома посадовими особами їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.
Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера затверджувального документа у називному відмінку.
Приклад
ЗАТВЕРДЖЕНО.
Наказ Держкомархіву України
16.05.2001 № 40
Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа.
5.18 Резолюція, яку ставить на документі посадова особа, складається з прізвища виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису керівника, дати.
Приклад
Прізвище, ініціал(и)
Прошу підготувати пропозицію про
постачання вугілля ТЕЦ-15 до 01.09.2001
Підпис
15.08.2001
Резолюцію треба ставити безпосередньо на документі, нижче реквізиту «Адресат», паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання.
Якщо на документі немає вільного місця для резолюції, дозволено оформлювати її на окремих аркушах або спеціальних бланках,
5.19 Заголовок до тексту документа повинен бути узгоджений з назвою документа і містити короткий виклад його основного смислового аспекту.
Заголовок відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад, наказ (про що?) про створення установи; посадова інструкція (кого?) секретаря-референта; протокол (чого?) засідання правління.
Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволено подавати без заголовка.
5.20 Відмітку про контроль за виконанням документа позначають літерою «К», словом або штампом «Контроль» на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту.
5.21 Текст документа містить інформацію, заради зафіксування якої було створено документ.
Організації здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування українською мовою. У населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві, поряд із державною мовою можна складати мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому законодавством [6].
Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.
Текст документа повинен бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження.
Текст оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти, або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.
5.22 Відмітку, про наявність додатків розміщують під текстом документа. Наявність додатків, повну назву яких наводять у тексті, фіксують за такою формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим.
Якщо документ має додатки, повних назв яких немає у тексті, то ці назви треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примірників.
Приклад
Додатки: 1 Довідка про виконання плану, ремонтних робіт за І квартал 2000 р.
на 5 арк. в 1 прим.
2 Графік ремонтних робіт на II квартал 2000 р. на 2 арк. в 1 прим.
Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють так:
Додаток: лист Державного комітету архівів України від 27.04.2000 № 171/01-04
і додаток до нього, всього на 7 арк. в 1 прим.
Якщо додатки зброшуровані, то кількість їхніх аркушів не зазначають.
Приклад
Додаток: Методичні рекомендації в 3 прим.
На велику кількість додатків складають опис, а в самому документі після тексту зазначають:
Додатки: згідно з описом на 67 арк.
Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність додатка оформлюють так:
Додаток: на 5 арк. в 1 прим. на першу адресу.
Додаток до розпорядчого документа повинен мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер. Відмітку роблять у верхньому правому куті першого аркуша додатка.
Приклад
Додаток 1 до наказу-міністерства охорони здоров'я України и 20.01.2001 №25
5.23 Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища.
Приклади
1 Голова Державного комітету
статистики України Підпис Ініціал(и), прізвище
2 Голова Підпис Ініціал(и), прізвище
Реквізит розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.
Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб.
Приклад
Директор Підпис Ініціал(и), прізвище
Головний бухгалтер Підпис Ініціал(и). прізвище
Якщо документ підписують кілька осіб однакових посад, то їхні підписи розташовують на одному рівні.
Приклад
Заступник Міністра юстиції Заступник Міністра фінансів
України України
Підпис Ініціал(и), прізвище Підпис Ініціал(и). прізвище
Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар.
Приклад
Голова дирекції Підпис Ініціал(и), прізвище
Секретар дирекції Підпис Ініціал(и), прізвище
У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому випадку обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом), наприклад: «Виконувач обов'язків», «Заступник».
Підписувати документ із прийменником «за» або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволено.
5.24 Гриф погодження розміщують нижче реквізиту «Підпис». Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища, дати погодження.
Приклад
ПОГОДЖЕНО
Заступник Міністра оборони України
Підпис Ініціал(и), прізвище
05.02.2001
Якщо документ погоджують листом, протоколом, актом тощо, то гриф погодження оформлюють так:
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання Правління
Національного банку України
23.01.2001 №2
5.25 Візою оформлюють внутрішнє погодження документа. Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, дати завізування. Візу розміщують нижче реквізиту 23, як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа.
Приклад
Начальник юридичного відділу
Підпис Ініціал(и), прізвище
18.09.2001
Візу ставлять на примірниках документів, які залишають в організації.
5.26 Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його подають в інструкції з діловодства організації.
ПСТУ 4163-2003
Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи,;
яка підписала документ.
5.27 Відмітку про засвідчення копії документа складають зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче реквізиту 23.
Приклад
Згідно з оригіналом
Секретар Підпис Ініціал(и), прізвище
26.06.2001
5.28 Прізвище або прізвище, ім'я та по батькові виконавця документа і номер його службового. телефону зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа.
Приклади
1 Іваненко 556 07 24
2 Іваненко Петро Михайлович 556 07 24
5.29 Відмітку про виконання документа і направлення його до справи Ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить такі дані: посилання на дату і номер документа .про його виконання або коротку довідку про виконання, слова «До справи», номер справи, в якій документ буде зберігатися, дату направлення документа до справи, назву посади і підпис виконавця.
Приклад
До справи № 03-4
Відповідь надіслано 13.05.2001 № 03-12/113
Посада Ініціал(и), прізвище
14.05.2001
5.30 Відмітка про наявність документа в електронній формі містить повне ім'я файла і .його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. ҐГ ставлять у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.
5.31 Відмітка про надійдення (зареєстрування) документа до організації містить такі дані: скорочену назву організації, дату (за потреби — годину і хвилину) надійдення документа і реєстраційний індекс документа, які ставлять у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.
Відмітку про надійдення документа до організації доцільно ставити за допомогою штампа.
5.32 Запис про державну реєстрацію фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади» [9].
Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження.
6 ВИМОГИ ДО БЛАНКІВ ДОКУМЕНТІВ ТА ОФОРМЛЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВ
6.1 Для виготовляння бланків організаційно-розпорядчих документів як основні треба використовувати два формати паперу згідно з ГОСТ 9327 —А4 (210 х 297 мм) і А5 (210 х 148 мм). Дозволено використовувати бланки АЗ (297 х 420 мм) і А6 (105 х 148 мм).
6.2 Бланки документів повинні мати такі береги, мм:
ЗО — лівий;
10—правий;
20 — верхній та нижній.
6.3 Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів. Дозволено виготовляти бланки за допомогою комп'ютерної техніки.
6.4 Бланки документів проектують відповідно до додатка А, де у схемах позначено зафіксовані межі зон розташованості реквізитів. Кожну зону призначено для розташовування певних-реквізитів.
6.5 Можна використовувати два варіанти розташованості реквізитів — кутовий і поздовжній.
6.6 Реквізити розміщують у межах, встановлених схемами, з допуском ± 2 мм.
6.7 Реквізит 01 розташовують над серединою реквізиту 06 (за його-відсутності —реквізиту 07). Реквізити 06, 07, 08, 09, 10, обмежувальні відмітки для реквізитів 11, 12, 13 у межах зон розташування реквізитів треба розміщувати одним із способів:
- сцентрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташованості реквізитів);
- прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташованості реквізитів).
6.8 Встановлюють такі види бланків документів (зразки бланків документів наведено в додатку Б);
- загальний бланк для створювання різних видів документів (без зазначання у бланку назви виду документа), крім листа;
- бланк листа;
- бланк конкретного виду документа (із зазначанням у бланку назви виду документа), крім листа.
На основі загального бланка організації можна розробляти бланки структурного підрозділу організації або бланки посадової особи у тому разі, якщо керівник підрозділу чи посадова особа має право підписувати документи.
6.9 Загальний бланк залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 06, 07, 08, 09,14. Дозволено розміщувати обмежувальні позначки для реквізитів 11,12,19, 20.
Бланк листа залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03. 04, 06, 07, 08, 09. На бланку листа рекомендовано розміщувати обмежувальні позначки для розташовування реквізитів 11, 12, 13, 16, 18, 19, 20, 21.
Бланк конкретного виду документа, крім листа, залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 10, 14, а також обмежувальні позначки для розташовування реквізитів 11, 12, 1.9, 20.
6.10 На бланках організацій суб'єктів України, що мають право згідно із Законом України «Про мови в Українській РСР» [6, 7] використовувати поряд з українською мови національних меншин, друкують реквізити 06, 07, 08, 09 українською мовою та мовою національної меншини, на одному рівні поздовжнього бланка.
6.11 Організації, що ведуть листування з постійними закордонними кореспондентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною.
Бланки, в яких використано іноземну мову, застосовувати в межах України не рекомендовано.
6.12 Залежно від характеру діяльності організації її бланки можна обліковувати. Порядкові номери, що їх проставляють нумератором, друкарським або іншим способом, рекомендовано розташовувати на нижньому березі зворотного боку бланка.
ЗА ДОПОМОГОЮ ДРУКУВАЛЬНИХ ЗАСОБІВ
7.1 Документи виготовляють на конторській друкарській машинці або за допомогою комп'ютерної техніки. Подану у подальших положеннях розміри стосуються документів, які мають розмір шрифту 12—14 друкарських пунктів.
Окремі внутрішні документи, (заяви, пояснювальні й доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволено оформлювати рукописним способом.
