Страница 3: ДСТУ ІSО 19011:2003. Установки относительно осуществления аудитов систем управления качеством и (или) экологического управления (41047)

У випадку проведення скомбінованого аудиту важливо, щоб керівник групи з аудиту забезпечив відповідність цілей сфери та критеріїв аудиту характеру скомбінованого аудиту.

6.2.3Встановлення можливості здійснення аудиту

Треба встановлювати можливість здійснення аудиту з урахуванням, за необхідності, таких факторів:

• достатності та відповідності інформації для планування аудиту;
• належної співпраці з боку об'єкта аудиту;
• достатності часу та ресурсів.

Якщо аудит здійснити неможливо, треба проконсультувавшись з об'єктом аудиту, запропонувати замовнику аудиту альтернативний варіант.

6.2.4Формування групи з аудиту

Якщо встановлено, що аудит здійснити можливо, треба сформувати групу з аудиту, враховуючи компетентність, необхідну для досягнення цілей аудиту. Якщо в групі є лише один аудитор, йому слід виконувати всі відповідні обов'язки керівника групи з аудиту. Розділ 7 містить настанови щодо визначення потрібної аудитору компетентності і описує процес оцінювання аудиторів.

Під час прийняття рішення щодо чисельності та складу групи з аудиту треба враховувати:

1. цілі, сферу, критерії аудиту і передбачену тривалість аудиту;
2. чи є аудит скомбінованим чи спільним;
3. загальну компетентність групи з аудиту, необхідну для досягнення цілей аудиту;
4. застосовні законодавчі, регламентувальні, контрактні та акредитаційні/сертифікаційні вимоги;

є) необхідність забезпечення незалежності групи з аудиту від діяльності, що перевіряється, та уникнення конфліктів інтересів;

f) здатність членів групи з аудиту результативно взаємодіяти і співпрацювати з об'єктом аудиту;

д) мову, яку використовують під час аудиту, і розуміння соціальних та культурних особливостей об'єкта аудиту; це може забезпечуватись або власним умінням аудитора, або за підтримки технічного експерта.

Процес засвідчення загальної компетентності групи з аудиту має містити такі кроки:

• визначання знань та вмінь, необхідних для досягнення цілей аудиту;
• вибір членів групи з аудиту таким чином, щоб група з аудиту володіла всіма необхіднимизнаннями та вміннями.

У разі недостатності знань та вмінь аудиторів необхідні знання та вміння забезпечують включенням до складу групи з аудиту технічних експертів. Технічні експерти мають виконувати роботу під керівництвом аудитора.

Аудитори-стажисти можуть входити до складу групи з аудиту, але їм не треба здійснювати аудит без керівництва чи нагляду.

Як замовник аудиту, так і об'єкт аудиту можуть вимагати заміни окремих членів групи з аудиту за наявності розумних підстав, виходячи з принципів здійснення аудиту, описаних у розділі 4. Розумними підставами є, наприклад, ситуації, пов'язані з конфліктом інтересів (коли член групи з ауди-

ту є колишнім працівником об'єкта аудиту або надавав йому консультаційні послуги), або мала місце неетична поведінка у минулому. Про такі підстави треба повідомляти керівника групи з аудиту і відповідального за управління програмою аудиту, яким треба разом з замовником аудиту та об'єктом аудиту розглянути це питання до прийняття рішення щодо заміни членів групи з аудиту.

6.2.5 Налагодження попереднього зв'язку з об'єктом аудиту

Попередній зв'язок з об'єктом аудиту з питань проведення аудиту може бути неформальним або формальним, а налагоджувати його треба лише особам, відповідальним за управління програмою аудиту, або керівнику групи з аудиту. Метою цього зв'язку є:

1. встановлювання способів обміну інформацією з представниками об'єкта аудиту;
2. підтвердження повноважень щодо проведення аудиту;
3. надання інформації про запропонований термін проведення аудиту і склад групи з аудиту;
4. запит щодо доступу до відповідних документів, разом з протоколами;є) визначання застосовних правил безпеки на місцях проведення аудиту;f) підготування договору щодо проведення аудиту;

д) погодження присутності спостерігачів і потреби у супроводжувальних особах для групи з аудиту.

6.3Аналізування документів

До здійснення аудиторської діяльності на місцях треба проаналізувати документацію об'єкта аудиту для визначання відповідності задокументованої системи критеріям аудиту. Документація може включати відповідні документи і протоколи системи управління, а також звіти про попередні аудити. Під час аналізування треба враховувати розмір, характер діяльності і складність організації, а також цілі та сферу аудиту. У деяких ситуаціях це аналізування може бути відкладено до початку робіт на місцях, якщо це негативно не впливатиме на результативність проведення аудиту. В інших ситуаціях може бути здійснене попереднє відвідування місць проведення аудитів з тим, щоб мати відповідне уявлення про наявну інформацію.

Якщо встановлено невідповідність документації, керівнику групи з аудиту треба поінформувати про це замовника аудиту, відповідального за управління програмою аудиту та об'єкт аудиту. Треба прийняти рішення щодо продовження аудиту або його тимчасового припинення до вирішення проблем, пов'язаних з документацією.

6.4Підготування до аудиторської діяльності на місцях

6.4.1 Підготування плану аудиту

Керівнику групи з аудиту треба підготувати план аудиту як основу забезпечення згоди між замовником аудиту, групою з аудиту та об'єктом аудиту стосовно проведення аудиту. План має сприяти здійсненню аудиторської діяльності за графіком та полегшити її координування.

Рівень деталізації інформації, наданої в плані аудиту, має відповідати сфері та складності аудиту. Деталізація може бути різною, наприклад, для попереднього та наступного аудиту, а також для внутрішнього та зовнішнього аудиту. План аудиту має бути достатньо гнучким щодо внесення змін, наприклад, до сфери аудиту, які можуть стати необхідними в ході здійснення аудиторської діяльності на місцях.

План аудиту може містити:

1. цілі аудиту;
2. критерії аудиту та будь-які документи, на які є посилання;
3. сферу аудиту, включаючи ідентифікацію організаційних і функціональних підрозділів та процесів, аудит яких треба проводити;
4. дату та місце проведення аудиту;

є) очікуваний час та тривалість аудиторської діяльності на місцях, включаючи наради з керівництвом об'єкта аудиту і наради групи з аудиту;

f) ролі і відповідальність членів групи з аудиту та будь-яких супроводжувальних осіб;

д) надання відповідних ресурсів для критичних елементів аудиту.

План аудиту, за необхідності, може також містити:

h) визначення відповідальної особи від об'єкта аудиту за проведення аудиту;

і) робочу мову аудиту та мову звіту про аудит, якщо це інша мова, ніж та, якою користується аудитор і (або) об'єкт аудиту;

j) тематичний зміст звіту про аудит;

к) домовленість щодо пересування (поїздки, умови перебування на місцях тощо);

І) питання, пов'язані з конфіденційністю;

т) будь-які подальші дії після аудиту.

План має бути проаналізований і прийнятий замовником аудиту та наданий об'єкту аудиту до початку аудиторської діяльності на місцях.

Рішення щодо будь-яких заперечень з боку об'єкта аудиту треба приймати спільно керівнику групи з аудиту, об'єкту аудиту і замовнику аудиту. Будь-які зміни плану аудиту треба узгодити зацікавленим сторонам до продовження аудиту.

6.4.2Визначання робочих завдань для групи з аудиту

Керівнику групи з аудиту треба шляхом консультації з групою з аудиту встановити для кожного члена групи відповідальність за проведення аудиту конкретних процесів, функцій, ділянок, елементів чи видів діяльності. У цьому випадку треба враховувати потребу у незалежності та компетентності аудиторів та ефективному використанні ресурсів, а також різні ролі та відповідальність аудиторів, аудиторів-стажистів і технічних експертів. Для забезпечення досягнення цілей аудиту робочі завдання можуть бути змінені під час аудиту.

6.4.3Підготування робочих документів

Членам групи з аудиту треба проаналізувати інформацію, пов'язану з їхніми завданнями з аудиту, і підготувати робочі документи, необхідні для реєстрування інформації в ході аудиту. Такі робочі документи можуть містити:

• перелік контрольних питань і плани відбирання інформації під час аудиту;
• бланки для реєстрування інформації, такої, як підтверджувальні докази, дані аудиту і протоколи нарад.

Використовування переліків контрольних питань і бланків не повинне обмежувати обсяг аудиторської діяльності, який може змінюватися на підставі інформації, зібраної під час аудиту.

Робочі документи, включаючи оформлені на їх основі протоколи, треба зберігати щонайменше до завершення аудиту. Порядок зберігання документів після завершення аудиту описано в 6.7. Документи, що містять конфіденційну чи патентну інформацію, членам групи з аудиту треба завжди належним чином охороняти.

6.5 Здійснення аудиторської діяльності на місцях

6.5.1 Проведення попередньої наради

Попередня нарада має бути проведена за участю керівництва об'єкта аудиту або, за необхідності, відповідальних за діяльність чи процеси, які підлягають аудиту. Метою попередньої наради є:

1. ухвалення плану аудиту;
2. подавання стислого опису того, як буде проведено аудит;
3. підтвердження способів обміну інформацією;
4. надання можливості персоналу об'єкта аудиту задати запитання.

Практична допомога. Попередня нарада

У багатьох випадках, наприклад, для внутрішніх аудитів у малій організації, попередня нарада може передбачати лише повідомлення про проведення аудиту і роз'яснення характеру аудиту.

Для інших видів аудитів нарада має бути офіційною і належним чином запротокольована. На попередній нараді під головуванням керівника групи з аудиту треба розглянути, за необхідності, такі питання:

1. представлення учасників з окресленням їхніх ролей;
2. підтвердження цілей, сфери та критеріїв аудиту;
3. підтвердження графіка проведення аудиту та інших відповідних домовленостей з об'єктомаудиту щодо, наприклад, дати та години заключної наради, будь-яких проміжних нарад за участю групи з аудиту та керівництва об'єкта аудиту, а також будь-яких останніх змін;

d) методи і методики, які використовуватимуть під час проведення аудиту, а також доведення до відома об'єкта аудиту, що доказ аудиту базуватиметься лише на частині наявної інформації і тому для аудита є характерним елемент невизначеності;

є) підтвердження офіційних способів обміну інформацією між групою з аудиту і об'єктом аудиту;

f) підтвердження вибору мови, яку використовуватимуть під час аудиту;

д) підтвердження того, що під час аудиту об'єкт аудиту отримуватиме всю інформацію про хід виконання аудиту;

h) підтвердження наявності ресурсів і забезпеченості умовами роботи, потрібних групі з аудиту;

і) підтвердження того, що є предметом конфіденційності;

j) підтвердження відповідних дій, пов'язаних з охороною праці, аварійними ситуаціями та особистою безпекою для групи з аудиту;

к) підтвердження наявності, ролей та особистостей будь-яких супроводжувальних осіб;

І) метод звітування, включаючи градацію невідповідностей;

т) інформацію про умови, за яких аудит може бути припинений;

п) інформацію про порядок подання апеляцій стосовно проведення аудиту чи його висновків.

6.5.2Обмін інформацією під час аудиту

Залежно від сфери та складності аудиту під час аудиту може виникнути необхідність в офіційному обміні інформацією як між членами групи з аудиту, так і з об'єктом аудиту.

Групі з аудиту треба періодично проводити наради для обміну інформацією, оцінювання ходу виконання аудиту і перерозподілу, у разі потреби, робочих завдань між членами групи з аудиту.

Під час аудиту керівнику групи з аудиту треба періодично інформувати об'єкт аудиту і, за необхідності, замовника аудиту про хід виконання аудиту та будь-які проблеми. Про зібрані під час аудиту докази, які свідчать про безпосередній та значний ризик (наприклад, пов'язаний з безпекою, навколишнім середовищем або якістю), треба невідкладно повідомити об'єкт аудиту і, за необхідності, замовника аудиту. Питання поза сферою аудиту, що викликають будь-яку стурбованість, треба нотувати і доповідати про них керівнику групи з аудиту для можливого інформування замовника аудиту і об'єкта аудиту.

У разі, коли наявний доказ аудиту свідчить про неможливість досягнення цілей аудиту, керівнику групи з аудиту треба доповісти про причини цього замовнику аудиту і об'єкту аудиту для визначання відповідної дії. Такою дією може бути повторне підтвердження чи змінення плану аудиту, зміни у цілях аудиту чи сфері аудиту або припинення аудиту.

Замовнику аудиту і, за необхідності, об'єкту аудиту треба аналізувати та схвалювати будь-яку потребу у внесенні змін до сфери аудиту, яка може ставати очевидною під час здійснення аудиторської діяльності на місцях.

6.5.3Ролі та відповідальність супроводжувальних осіб і спостерігачівСупроводжувальні особи і спостерігачі можуть супроводжувати групу з аудиту, але вони не

входять до її складу. Вони не повинні впливати на проведення аудиту або втручатися в нього.

Супроводжувальним особам, призначеним об'єктом аудиту, треба сприяти роботі групи з аудиту і діяти за вказівкою керівника групи з аудиту. Супроводжувальні особи можуть бути відповідальними за:

1. встановлювання контактів і часу для опитування;
2. підготування відвідувань конкретних місць організації або організації в цілому;
3. ознайомлення членів групи з аудиту з правилами охорони праці та особистої безпеки і їхдотримання;

d)засвідчення результатів аудиту від імені об'єкта аудиту;є) надання пояснень чи допомоги у збиранні інформації.

6.5.4Збирання та перевіряння інформації

Під час аудиту відповідним відбором треба збирати інформацію згідно з цілями, сферою та критеріями аудиту, включаючи інформацію щодо зв'язків між функціями, видами діяльності та про-