Страница 7: ДСТУ ІSО 14004:2006 (ІSО 14004:2004, ІDT). Системы экологического управления. Общие установки относительно принципов, систем и средств обеспечения (41040)

4.4.3Інформування

Загальні настанови – Інформування

Організація має розробити, запровадити та підтримувати методики щодо внутрішнього та зовнішнього інформування про її екологічну політику, діяльність або про подання іншої інформації, зважаючи на власні потреби та потреби зацікавлених сторін. Зацікавленими сторонами можуть бути, наприклад, сусідні організації, неурядові організації, замовники, підрядники, постачальники, інвестори, аварійні служби та регуляторні органи.

Цілі такого інформування та вигоди від нього:

1. продемонструвати зобов'язання та зусилля організації щодо поліпшування екологічних характеристик, а також наслідків таких зусиль;
2. підвищувати рівень обізнаності та заохочення до діалогу щодо екологічної політики організації, її екологічних характеристик та інших важливих досягнень;
3. отримувати запитання, запити або інші вхідні дані, розглядати їх та реагувати на них;
4. сприяти постійному поліпшуванню екологічних характеристик.

4.4.3.1Внутрішнє інформування

Обмін інформацією між різними організаційними рівнями та функційними підрозділами в межах організації є вирішальним чинником дієвого функціювання системи екологічного управління. Наприклад, обмін інформацією є важливим для вирішення проблем, координації дій, контролю виконання планів дій та для подальшого вдосконалення системи екологічного управління. Подання доречної інформації працівникам організації сприяє заохочуванню працівників та визнанню зусиль організації щодо поліпшування своїх екологічних характеристик. Це може допомогти працівникам виконувати свої обов'язки, а організації – досягти своїх екологічних цілей і виконати свої екологічні завдання. В організації має бути процес підтримування зворотного зв'язку із залученням усіх організаційних рівнів для отримання від працівників пропозицій і стурбованостей і реагування на них. Часто буває важливим дати інформацію іншим робітникам, що діють за дорученням організації, як наприклад, підрядникам і постачальникам. Треба інформувати весь належний персонал у межах організації про результати моніторингу системи екологічного управління, аудиту та аналізування з боку керівництва.

Серед різноманітних методів внутрішнього інформування придатними є, наприклад, ведення протоколів зборів, вивішування оголошень на дошках оголошень, випуск внутрішніх інформаційних бюлетенів, використовування скриньок для пропозицій/раціоналізаторських пропозицій, ведення веб-сторінок, застосування електронної пошти, проведення нарад та спільних комісій.

4.4.3.2Зовнішнє інформування

Інформування зовнішніх зацікавлених сторін може бути важливим і дієвим інструментом екологічного управління. Упереджувальні методи можуть підвищити дієвість зовнішнього інформування. Організація має розглянути потенційні витрати та вигоди від різних підходів до розробляння плану інформування відповідно до своїх конкретних умов. Організація має також вирішити, чи інформувати зовнішні зацікавлені сторони про свої екологічні аспекти, у тому числі ті, що стосуються її ланцюга постачання та виробництва.

Щонайменше організація має розробити, запровадити та підтримувати методики щодо отримання та документування доречних повідомлень від зовнішніх сторін та реагування на них. Для організації може бути корисним також задокументувати свою методику щодо зовнішнього інформування.

Яким би не було рішення щодо зовнішнього інформування на упереджувальній основі, це рішення треба запротоколювати. В організації має бути процес інформування зовнішніх зацікавлених сторін на випадок надзвичайних ситуацій або аварій, які могли б впливати на ці сторони або стосуватися їх.

Є різноманітні методи зовнішнього інформування, які можуть сприяти розумінню та визнанню зусиль організації у сфері екологічного управління, а також спілкуванню із зацікавленими сторонами. Приклади таких методів – неформальні дискусії, дні «відкритих дверей» організації, фокус-групи, діалог з громадськістю, участь у громадських заходах, ведення веб-сторінок, електронна пошта, прес-релізи, рекламні акції та періодичні бюлетені, річні (або інші періодичні) звіти та «гарячі» телефонні лінії.

Практична допомога – Внутрішнє та зовнішнє інформування

Приклади передаваної інформації:

1. загальна інформація про організацію;
2. заяви керівництва, якщо доречно;
3. екологічна політика, екологічні цілі та завдання;
4. процеси екологічного управління (зокрема залучення працівників і зацікавлених сторін);
5. зобов'язання організації щодо постійного поліпшування та щодо запобігання забруднюванню;
6. інформація, пов'язана з екологічними аспектами продукції та послуг, надавана, наприклад, за допомогою екологічних марковань і декларацій;
7. інформація щодо екологічних характеристик організації, охоплюючи тенденції (наприклад, зменшення відходів, розширена відповідальність за продукцію, показники минулої діяльності);
8. інформація про дотримання організацією відповідності правовим та іншим вимогам, які вона зобов'язується виконувати, а також про коригувальні дії, виконані щодо встановлених випадків невідповідностей;
9. додаткова інформація у звітах типу глосаріїв;
10. фінансова інформація, як наприклад, заощадження коштів в екологічних проектах або інвестиції в екологічні проекти;
11. к) можливі стратегії щодо поліпшування екологічних характеристик організації;
12. інформація, пов'язана з екологічними інцидентами;
13. джерела докладнішої інформації, наприклад, контактна(-і) особа(-и) або веб-сторінки.

Як для внутрішнього, так і для зовнішнього інформування з екологічних питань важливо пам'ятати, що:

• інформація має бути зрозумілою й адекватно поясненою;
• інформація має бути простежуваною;
• організація має подавати достовірну інформацію про свою діяльність;
• якщо можливо, інформацію треба подавати у впорядкованій і послідовній формі (наприклад, в однакових одиницях виміру).

4.4.3.3Процеси інформування

Під час розробляння програми інформування організація має враховувати характер своєї діяльності та свої розміри, свої суттєві екологічні аспекти, а також потреби зацікавлених сторін. Організація має розглянути такі кроки цього процесу:

1. збирання інформації чи наведення довідок, у тому числі у зацікавлених сторін;
2. визначання цільової аудиторії та інформаційних або діалогових потреб;
3. вибирання інформації, що відповідає інтересам цільової аудиторії;
4. приймання рішень щодо інформації, яку надаватимуть цільовій аудиторії;
5. визначання належних методів інформування;
6. оцінювання та періодичне визначання дієвості процесу інформування.

4.4.4Документація

Щоб забезпечити розуміння своєї системи екологічного управління та її результативне функціювання, організація має розробити та підтримувати відповідну документацію. Призначеність такої документації – забезпечувати необхідною інформацією працівників та інших зацікавлених сторін, за необхідності. Треба, щоб документацію накопичували та підтримували у спосіб, який відображає культуру та потреби організації, будували на наявній інформаційній системі та сприяли її поліпшуванню. Обсяги документації можуть бути різними для різних організацій, але документація має описувати систему екологічного управління (див. Практичну допомогу «Документація», наведену нижче).

Організація може звести інформацію як настанову, яка є оглядом чи стислим описом системи екологічного управління і може містити посилання на пов'язану з нею документацію. Необов'язково, щоб структура розділів настанови системи екологічного управління відповідала структурі ISO 14001 або будь-якого іншого стандарту.

Для дієвого управління своїми основними процесами (тобто пов'язаними з її визначеними суттєвими екологічними аспектами) організація має розробити методику(-и), яка(-і) з належною деталізацією описує(-ють) установлений спосіб виконання кожного процесу. Якщо організація вирішує не документувати методику, відповідних працівників необхідно поінформувати через повідомлення чи навчання про вимоги, які має бути задоволене (див. 4.4.2).

Протоколи, які містять інформацію щодо досягнутих результатів або докази виконаних робіт, є частиною документації організації, але зазвичай їх контроль здійснюють у межах інших процесів управління (див. 4.5.4).

Контроль документів може бути виконано за допомогою будь-яких носіїв (паперових носіїв, електронних носіїв, фотографій, плакатів), які є корисними, чіткими, легко зрозумілими та доступними для осіб, що мають потребу в інформації, яку вони містять. Перевагами документів на електронних носіях є, наприклад, зручність актуалізації, контрольованість доступу та впевненість у тому, що всі користувачі використовують чинні версії документів.

Якщо процеси системи екологічного управління узгоджено з процесами інших систем управління, організація може об'єднати доречну екологічну документацію з документацією цих інших систем управління.

Практична допомога – Документація

Приклади документації:

1. розробені політика, цілі та завдання;
2. опис сфери застосування системи екологічного управління;
3. описи програм і обов'язків;
4. інформація щодо суттєвих екологічних аспектів;
5. методики;
6. інформація про процеси;
7. схеми організаційної структури;
8. внутрішні та зовнішні стандарти;
9. плани дій у надзвичайних ситуаціях на об'єкті;
10. протоколи.

4.4.5Контроль документів

Контроль документів системи екологічного управління важливий для забезпечення:

1. можливості ідентифікування документів стосовно відповідної організації, відділу, функційного підрозділу, виду діяльності або контактної особи;
2. регулярного аналізування, перегляду, за потреби, та затвердження документів (крім протоколів) уповноваженим персоналом перед їх уведенням у дію;
3. наявності чинних версій відповідних документів на всіх ділянках, де виконують роботи, важливі для дієвого функціювання системи;
4. своєчасного вилучення застарілих документів з усіх місць їх випуску та використання. За деяких обставин, наприклад, для юридичних цілей та/або задля збереження відомостей, можуть зберігати застарілі документи.

Дієво контролювати документи можна:

• розробляючи належний формат документа, що містить однозначну назву, позначення, дати, редакцію, хронологію переглядів та відповідальних за документ;
• доручаючи аналізування та затверджування документів особам з достатніми компетентністю та організаційними повноваженнями;
• підтримуючи дієву систему розповсюдження документів.

4.4.6Операційний контроль

Загальні положення – Операційний контроль

Організація має застосовувати певні засоби операційного контролю, щоб дотримувати встановлені екологічною політикою зобов'язання, досягати свої цілі та виконувати завдання, дотримувати застосовні правові вимоги та інші вимоги, які вона зобов'язується виконувати, а також керувати своїми суттєвими екологічними аспектами. Для планування результативних та ефективних засобів операційного контролю організація має визначити, де і з якою метою такі засоби контролю потрібні. Також треба встановити типи і рівні засобів контролю відповідно до потреб організації. Вибрані засоби операційного контролю треба підтримувати і періодично оцінювати для забезпечення їх постійної дієвості.

1. Визначення потреби в засобах операційного контролю

Організація може застосовувати засоби операційного контролю для:

1. управління визначеними суттєвими екологічними аспектами;
2. забезпечування дотримання відповідності правовим вимогам та іншим вимогам, які організація зобов'язується виконувати;
3. досягання цілей та виконання завдань, а також забезпечування узгодженості з екологічною політикою, охоплюючи зобов'язання щодо запобігання забруднюванню та щодо постійного поліпшування;
4. уникання або зменшування екологічних ризиків.

Під час визначання потреб у засобах операційного контролю організація має розглянути всі свої роботи, зокрема пов'язані з функціями управління, як наприклад, закупівлю, продаж, маркетинг, дослідження та розробляння, проектування та проектно-конструкторські роботи; повсякденну діяльність, як наприклад, виробництво, обслуговування, лабораторне досліджування та зберігання продукції; а також зовнішні процеси, наприклад, постачання продукції та надання послуг.

Організація має також розглянути, як підрядники або постачальники можуть впливати на її спроможність керувати екологічними аспектами, досягати цілей та виконувати завдання, а також іншим чином дотримувати відповідність застосовним правовим вимогам та іншим вимогам, які організація зобов'язується виконувати. Організація має розробити необхідні засоби операційного контролю, наприклад, задокументовані методики, контракти або угоди з постачальниками, і довести їх до відома підрядників і постачальників, якщо застосовне.

4.4.6.2Запроваджування засобів операційного контролю

Засоби операційного контролю можуть бути в різних формах, зокрема, методики, робочі інструкції, технічні засоби контролю, використання підготованого персоналу або будь-яке їх поєднання. Вибір конкретних методів контролю залежить від багатьох чинників, наприклад, навичок і досвіду людей, які виконують роботу, складності та важливості для охорони довкілля самої роботи.

Загальний підхід до запроваджування засобів операційного контролю охоплює:

1. вибирання методу контролю;
2. вибирання прийнятних критеріїв виконання робіт;
3. розробляння методик, за потреби, що встановлюють, як визначені роботи треба планувати, виконувати та контролювати;
4. документування цих методик, за потреби, як інструкції, плакати, форми, відеозаписи, фотографії тощо.