Страница 2: ДСТУ 4423-1:2005. Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Частина 1. Основні положення (62443)

Надання службовому документу унікальних ідентифікаційних даних під час його долучання до документаційної системи

Створення, долучання та зберігання інформації про рух та використання службових документів

Зміна права контролю за службовими документами та власності на них і (або) відповідаль­ності за дії з цими документами

Переміщування службових документів з одного місця до іншого.

4 ПЕРЕВАГИ КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ

1. Керування документаційними процесами організовує практичну роботу як службових осіб, які керують документаційними процесами, так і будь-якої особи, яка створює службові документи або користується ними в процесі своєї ділової діяльності. Керування документаційними процесами в організації охоплює:впровадження політики і застосовування стандартів,

2. визначення обов’язків і повноважень,

3. визначення процедур, інструкцій та ознайомлення з ними персоналу,

1. забезпечення низки послуг, пов’язаних із питаннями керування службовими документами та користування ними,

5. розробляння, реалізування та керування спеціалізованими системами для керування до- кументаційними процесами, та

6. інтегрування керування документаційними процесами у ділові системи та процеси.

Службові документи містять інформацію, що є цінним ресурсом та важливим чинником діло­вої діяльності. Щоб захистити та зберегти службові документи як свідчення дій для організацій та суспільства, застосовують системний підхід до керування документаційними процесами. Резуль­татом реалізації системи керування документаційними процесами є джерело інформації про ділову діяльність, яке може забезпечити подальші дії, прийняття рішень, звітність нинішнім й майбутнім зацікавленим сторонам. Службові документи дають можливість організаціям:

• здійснювати ділову діяльність на засадах регулярності, ефективності та відповідальності,

• надавати послуги на засадах процесуальної послідовності та рівноправності,

• підтримувати та документувати формування політики організації та прийняття керівних рішень,

• забезпечувати послідовність, неперервність та продуктивність здійснення адміністративних дій та керування в організації,

• сприяти ефективному здійсненню діяльності в межах усієї організації,

• забезпечити неперервність діяльності організації у випадку надзвичайної ситуації,

• відповідати правовим та регуляторним вимогам, охоплюючи архівну, аудиторську та нагля­дову діяльність,

• забезпечити захист та підтримування в судових позовах, охоплюючи керування ризиками, пов’язане з наявністю або відсутністю свідчень організаційної діяльності,

• захистити інтереси організації та права працівників, клієнтів та нинішніх і майбутніх заці­кавлених сторін,

• підтримувати та документувати поточну та майбутню дослідницьку і проектну діяльність, інші розробляння та науково-технічні результати, так само як й історичні дослідження,

• забезпечувати свідчення ділової, особистої та культурної діяльності,

• встановлювати ділову, особисту та культурну ідентичність, та

• зберігати корпоративну, особисту або колективну задокументовану пам’ять.

5. РЕГУЛЯТОРНЕ СЕРЕДОВИЩЕ

Усім організаціям необхідно визначити правове поле, вимоги якого впливають на їх діяльність та документування їхньої діяльності. Політика та функціювання організацій мають відображати за­стосування регуляторного середовища до процесів їхньої діяльності. Документуючи свою діяль­ність, організація повинна гарантувати її відповідність вимогам регулятивного середовища.

Вимоги регуляторного середовища містять

1. статутне і прецендентне право та правила, якими керуються у специфічному для певної галузі та загальному середовищі діяльності, охоплюючи закони та інструкції, які безпосередньо стосуються службових документів, архівів, доступу, права на приватну таємницю, свідчень, елект­ронної комерції, захисту даних та інформації,

2. обов’язкові норми практичної діяльності,

3. добровільні кодекси усталеної практики,

4. добровільні кодекси поведінки й етики, та

5. очікування суспільством належної діяльності у певній галузі або організації.

Характер організації або галузі, до якої вона належить, зумовлює набір регулятивних склад­ників (кожного окремо чи в поєднанні), найприйнятніших для керування документаційними проце­сами у цій організації.

5. ПОЛІТИКА ТА ОБОВ’ЯЗКИ

   1. Загальні принципи

Організація, яка керується положеннями цього стандарту, має запровадити, задокументу­вати, дотримуватися та поширювати політику, процедури та методику керування документаційни- ми процесами, щоб задовольнити інформаційні запити, які виникають у процесі її ділової діяльності та стосуються певних свідчень, звітів, інших відомостей.

Організаціям треба визначити та задокументувати політику керування документаційними про­цесами. Мета політики — створення та керування автентичними, достовірними та придатними для користування службовими документами, здатними забезпечувати виконання ділових функцій та діяльність в організації так довго, наскільки це потрібно. Організації забезпечують поширення і реалізацію політики керування документаційними процесами на всіх рівнях організації.

Політику приймає вищий рівень керівництва організації і поширює на всю організацію. Вста­новлюють відповідальність за відповідність діяльності політиці.

В основу розробляння політики покладено аналізування діяльності. Визначають ті ділянки, де законодавство, інструкції, інші норми та методики мають найбільше застосування під час створення службових документів, пов’язаних із діяльністю організації. Розробляючи політику, треба врахувати організаційне середовище організації та економічні міркування. Політику треба регулярно перегля­дати для того, щоб вона завжди відображала чинні вимоги до ділової діяльності.

Обов’язки та повноваження у сфері керування документаційними процесами визначають, вста­новлюють та поширюють на всю організацію з метою конкретизації персональної відповідальності за проведення необхідних дій у разі виникнення специфічної потреби створення та долучення служ­бових документів до документаційних систем. Ці обов’язки встановлюють для всіх працівників організації, охоплюючи службових осіб, які керують документаційними процесами, фахівців із су­міжних інформаційних сфер, керівників організації, інших керівних працівників, системних адмі­ністраторів та тих, для кого створення службових документів є частиною їхньої роботи. Обов’яз­ки фіксують у посадових інструкціях та подібних до них службових документах. Специфічні обо­в’язки керування та звітності за керування документаційними процесами покладають на службо­ву особу з відповідними повноваженнями в організації. Призначення відповідальних осіб може визначатися законодавством.

Перелік обов’язків у сфері керування документаційними процесами такий:

1. Фахівці з керування документаційними процесами відповідають за всі аспекти керування документаційними процесами, охоплюючи розробляння, реалізацію та ведення документаційних систем та їх операції, а також за навчання користувачів роботі з питань керування документацій­ними процесами та документаційними системами, оскільки вони впливають на роботу окремих осіб;

2. Керівні працівники відповідають за підтримування запровадження політики керування до­кументаційними процесами в організації;

3. Системні адміністратори відповідають за забезпечення того, щоб, за потреби, вся службо­ва документація була для персоналу точною, доступною та чіткою.

4. Усі працівники зобов’язані точно та повно задокументовувати свою діяльність і звітувати про це.

До процесу планування та впровадження політики і процедур керування документаційними процесами можна залучати архівні установи.

5. ВИМОГИ ДО КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ

   1. Принципи програм керування документаційними процесами

Службові документи створюють, отримують та використовують у процесі ділової діяльності²). Щоб підтримувати безперервну ділову діяльність, яка відповідає законодавчим та регуляторним вимогам, та забезпечити необхідну звітність, організації мають створювати, зберігати автентичні, достовірні та придатні для користування службові документи і забезпечувати збереженість й цілісність цих службових документів так довго, як це необхідно. Для цього організації треба зап­ровадити та виконувати всебічну програму керування документаційними процесами, яка охоплює а) визначання того, які службові документи треба створювати під час кожного робочого про­цесу та яку інформацію необхідно долучати до службових документів,

2. прийняття рішень щодо форми та структури службових документів, які створюють і долу­чають, та які технології треба використовувати,

3. визначання метаданих, які треба створювати разом зі службовими документами у процесі документування, які зв'язки встановлювати між ними та як ними керувати,

4. визначання вимог до пошуку, передавання службових документів і користування ними у робочих процесах та іншими користувачами, а також визначання тривалості їх зберігання, щоб задовольнити ці вимоги,

5. прийняття рішення щодо організації службових документів відповідно до вимог користування,

6. оцінювання ризиків, якщо неможливо мати легітимні службові документи про діяльність організації,

д) забезпечування збереженості службових документів та з часом доступу до них, щоб задо­вольнити вимоги ділової діяльності та очікування суспільства,

8. узгоджування політики організації з чинними правовими та регуляторними вимогами й нормами, і) забезпечування зберігання службових документів у безпечному та надійному середовищі, j) забезпечування зберігання службових документів лише протягом того строку, коли вони не­обхідні або потрібні, та

Національний відхил

10. строки зберігання службових документів мають відповідати строкам, зазначеним у нормативно-правових актах

11. виявляння та оцінювання можливостей для поліпшення ефективності, дієвості або якості цих процесів, рішень та дій для покращання службових документів та керування документуванням.

Правила створювання та долучання службових документів і метаданих про службові докумен­ти треба застосовувати у процедурах, спрямованих на керування всіма робочими процесами, що потребують відомостей про діяльність.

Планування безперервної ділової діяльності та заходів у випадку непередбачених обставин ма­ють забезпечити визначання службових документів, що важливо для безперервного функціювання організації, як частини аналізування ризиків діяльності, захищеної та відновлюваної за потреби.

7.2 Характеристики службового документа

Службовий документ має правильно відображати те, що було повідомлено або вирішено чи дію, яка відбулася. Він має забезпечувати виконання вимог ділової діяльності, до сфери якої він належить, а його інформацію треба використовувати для звітності.

Крім змісту, службовий документ має містити метадані або бути пов’язаним чи асоціюватися з метаданими, необхідними для документування дій, а саме:

1. має залишитися цілісною структура службового документа, тобто його формуляр та зв’яз­ки між реквізитами, що становлять службовий документ;

2. у службовому документі має бути очевидним діловий контекст, в якому службовий документ було створено (охоплюючи діловий процес, частиною якого є дія, дата, тривалість та учасники дії);

3. мають бути представлені зв’язки між службовими документами, які зберігаються окремо, але які ініціювали, були підставою для створення службового документа або слугували джерелом відо­мостей під час його створення.

Політика керування документаційними процесами, її процедури та методики мають сприяти ство­ренню легітимних службових документів із характеристиками, наведеними у пунктах 7.2.2—7.2.5.

Автентичний службовий документ — це документ, який:

1. належить до того виду, який у ньому зазначено,

2. створено або надіслано особою, яка його дійсно створила та надіслала, та

3. створено або надіслано саме у той час, який документально зафіксовано.

Для забезпечення автентичності службових документів організації треба запроваджувати та задокументовувати політику і процедури, що контролюють створення, приймання, передавання, зберігання та передавання до архіву або вилучення для знищення службових документів, щоб ав­тори службових документів мали визначені повноваження, а службові документи були захищені від несанкціонованого доповнювання, знищування, приховування та користування.

Достовірний службовий документ — це той документ, змісту якого можна довіряти як повно­му і точному відображенню дії, діяльності або фактів, які він засвідчує, та інформацію якого мож­на використовувати в подальшій діяльності. Службові документи треба створювати під час дії або випадку, якого вони стосуються, або невдовзі після них, особами, які безпосередньо володіють фак­тами, засобами документування, які прийнято використовувати у цьому напрямі ділової діяльності.