постачальника документів під час постачання документації на електронних носіях;
підприємство СФД під час приймання документації на електронних носіях і виготовлення документів СФД.
Підприємства СФД гарантують збереження державної та іншої передбаченої законом таємниці, додержання законодавства України з авторських прав, прав та інтересів власника документації.
ТЕХНІЧНІ ВИМОГИ ДО ПІДГОТОВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ НА ЕЛЕКТРОННИХ НОСІЯХ ІНФОРМАЦІЇ
Планування робіт щодо постачання електронних документів
Планування робіт щодо постачання ЕД виконують одночасно з плануванням робіт щодо мікрофільмування.
Для документації на виріб (об’єкт), постачання якої постачальник планує на електронному носії, у плані подання документації для виготовлення документів страхового фонду проти відповідної позиції колонки «Примітка» має бути відмітка «ЕД».
Усі ЕД, що входять до складу комплекту документів на виріб (об’єкт), необхідно поставляти до підприємства СФД однією партією. Великі комплекти документів допускають поставляти кількома партіями (частинами). Час між відправленнями наступної та попередньої партії комплекту документів не повинен перевищувати визначеного за договором терміну.
Основні види робіт під час підготовляння та постачання електронних документів
Під час підготовляння та постачання ЕД постачальник документів виконує основні види робіт:
комплектування ЕД;
складання комплектувальних документів;
узгодження з підприємством СФД форми посвідчення дійсності ЕД;
перевіряння всіх ЕЦП, які є в ЕД;
перетворення вихідних ЕД (за потреби) в ЕД, що відповідають вимогам допустимості форматів файлів ЕД;
підготовлення ЕД до запису на електронний носій, охоплюючи перевіряння на відсутність комп’ютерних вірусів;
перевіряння фізичного та технічного стану носіїв, призначених для запису ЕД, зокрема за допомогою засобів ПЗ;
записування комплекту ЕД на електронні носії, призначені для відправлення до підприємства СФД;
перевіряння відтворюваності ЕД;
підготовлення АП, якщо для посвідчення дійсності ЕД використовують АП;
підготовлення комплекту супровідної документації для передання ЕД у підприємство СФД;
відправляння ЕД.
Вимоги до комплекту електронних документів
ЕД, які зібрані та підготовлені для передання до підприємства СФД, мають задовольняти такі основні вимоги:
комплект ЕД має відповідати 5.2 та забезпечувати повноту інформаційного змісту;
в ЕД потрібно внести всі зміни, наявні на момент постачання;
лінійні розміри аркушів копій з ЕД мають відповідати форматам згідно з ГОСТ 2.301;
якість зображення зовнішнього вигляду ЕД має відповідати вимогам ДСТУ ГОСТ 13.1.002 (пункт 4.2).
Дозволяють постачати до підприємств СФД ЕД, виконані із застосуванням систем автоматизованого проектування, які мають особливості щодо оформлення та зображення, за умови їх читаності. Документи постачають у растрових і текстових форматах, незалежних від конкретної системи автоматизованого проектування.
У разі невідповідності ЕД вимогам ДСТУ ГОСТ 13.1.002 постачальник документів повинен виконати роботи щодо приведення якості ЕД до встановлених вимог.
Документація, залежно від її виду, має відповідати вимогам нормативних документів системи СФД до графічного виконання документів, оформлення документів, комплектувальних документів. Види документації та познаки відповідних нормативних документів системи СФД наведено в таблиці 6.1.
Таблиця 6.1
|
Познака стандарту |
Вид документації |
Познака виду документації (згідно з ДСТУ 33.104) |
|
ДСТУ 33.201 ДСТУ 33.112 |
Проектна документація для будівництва Примітка. Документацію щодо землеустрою постачають у підприємства СФД згідно з [7] |
04 |
|
ДСТУ 33.105 ДСТУ 33.202 ДСТУ 33.205 |
Технологічна документація |
02 |
|
ДСТУ 33.105 ДСТУ 33.202 ДСТУ 33.205 |
Конструкторська документація |
01, 05, 06, 11 |
|
ДСТУ 33.207 |
Аварійно-рятувальний комплект документації |
14 |
|
ДСТУ 33.109 |
Музейні предмети та документація на них; документальні пам’ятки бібліотек і фондова документація на них |
07, 08, 09 |
|
ДСТУ 33.106, ДСТУ 33.107 |
Науково-проектна документація |
10 |
|
ДСТУ В33.102 |
Нормативна документація |
03 |
У разі невідповідності вимогам нормативних документів системи СФД документацію на електронних носіях потрібно доопрацювати відповідно до вимог нормативних документів системи сФд.
Документацію, яка не відповідає вимогам стандартів системи СФД і не може бути відновлена (виконана в попередні роки проектними організаціями, що вже не існують або перебувають за межами України) дозволяють постачати, для виготовлення документів СФД, на письмове звернення постачальника документації, погоджене з Державним департаментом СФД.
У разі наявності окремих документів, які не відповідають вимогам нормативних документів системи СФД, і неможливості їх відновлення постачальник документів виконує відповідний напис у графі «Примітка» комплектувального документа згідно з нормативними документами (таблиця 6.1).
Вимоги до складання комплектувальних документів
Комплектувальний документ розробляє постачальник документів на кожний виріб (об’єкт), документація на який підлягає мікрофільмуванню чи зберіганню у електронному вигляді. Форму та зміст комплектувального документа визначає вид документації. У комплектувальному документі на комплект ЕД мають бути основні дані відповідно до вимог нормативних документів системи «Страховий фонд документації»:
назва підприємства, установи, організації-постачальника документів;
познака/індекс об’єкта/виробу;
назва об’єкта/виробу.
Для кожного ЕД зазначають
порядковий номер позиції (рядка) розташування ЕД у комплектувальному документі;
назву, познаки та інші реквізити ЕД;
кількість аркушів в ЕД та їхні формати згідно з ГОСТ 2.301;
гриф обмеження доступу.
Форми комплектувальних документів визначено у відповідних стандартах, наведених у таблиці 6.1. Комплектувальний документ на комплект ЕД розробляють підприємства СФД за окремими договорами з підприємствами-постачальниками документів [2].
Оригінал і дублікат комплектувального документа виготовляють на паперових носіях, що їх затверджує керівник організації-постачальника документів, а також засвідчують відбитком печатки підприємства. Додатково виготовляють електронну копію комплектувального документа. Обидва примірника комплектувального документа на паперовому носії постачають з кожною відправлюваною партією ЕД.3 першою партією документації постачальник документів повинен подати:
ВК (правдник і копію на паперових носіях і електронну копію);
акт, який підтверджує комплектність документації. Форму акта про комплектність згідно з характером документації наведено у відповідних стандартах (див. таблицю 6.1);
АП, якщо він є документом-посвідченням.
Електронну копію комплектувального документа записують на електронному носії окремим файлом разом з комплектом ЕД. Ідентифікатор файла електронної копії комплектувального документа є аналогічним познаці комплектувального документа.
У разі відправлення комплекту документації на один об’єкт однією партією комплектувальним документом на партію є ВК.
У разі відправлення комплекту документації кількома партіями або кількох комплектів документації однією партією комплектувальним документом на партію є СП.
ЕД, які мають гриф обмеження доступу та входять до складу комплекту, постачають установленим порядком окремою партією з окремим СП і окремим АП.
Під час постачання комплекту ЕД кількома партіями постачальник документів розробляє АП на кожну партію ЕД. Форму супровідного листа наведено в додатку В.
Узгодження форми посвідчення дійсності електронних документів
Якщо форму посвідчення дійсності та цілісності Ед подають як ЕЦП, підприємство СФД, якому постачають комплект документації, повинно мати засоби перевіряти ЕЦП.
Якщо такі засоби не передбачено, то посвідчення дійсності й цілісності ЕД подають як АП.
Форму посвідчення ЕД подають актом узгодження форми постачання комплекту (партії) ЕД. Перелік розділів акта наведено в додатку Г.
АП серед інших реквізитів може мати відкритий ключ ЕЦП (за наявності ЕЦП) або значення хеш-функції документа. У такому разі підприємство СФД повинно мати відповідні засоби перевіряти значення ЕЦП або хеш-функції документа.
АП комплекту ЕД, які постачають для формування СФД (мікрофільмування), не вимагають наявності ЕЦП або значення хеш-функції документа.
ЕД з ЕЦП, які виготовлені або беруть участь в електронному документообігу в автоматизованих системах і яких постачають для виготовлення документів сФд, має посвідчувати Ап.
АП виконують на паперовому носії й у ньому мають бути такі відомості:
ідентифікаційні характеристики ЕД (заголовок ЕД, познака ЕД);
контрольні характеристики (значення хеш-функції) ЕД або файлів, що становлять ЕД (за потреби);
справжні підписи осіб, відповідальних за розробляння, виготовляння, узгодження, затвердження ЕД;
відбиток печатки підприємства.
Підготовлення електронних документів до записування на електронні носії
Постачальники ЕД не можуть постачати до підприємства СФД документацію в оригінальних форматах, для яких потрібно спеціальне програмне чи апаратне забезпечення. Передання ЕД в оригінальних форматах обов’язково узгоджують з підприємством СФД і воно залежить від його технічних можливостей. Розділи акта узгодження форми постачання комплекту (партії) ЕД наведено в додатку Г.
За потреби підприємство-постачальник ЕД повинно виконати конвертацію форматів файлів ЕД, тобто виконати переведення ЕД у допустимі формати.
За погодженням з підприємством СФД допускають застосування методів стиснення ЕД без утрат.
Якщо дійсність і цілісність ЕД засвідчує еЦп, то в процесі підготовляння комплекту документів до записування на електронний носій потрібно виконати перевірення всіх ЕЦП, які є в ЕД.
Підготовлення ЕД до записування на електронний носій має охоплювати перевіряння ЕД на наявність комп’ютерних вірусів.
Інформаційно-пошукова характеристика
На кожен ЕД, поста чуваний до підприємства СФД, має бути інформаційно-пошукова характеристика (ІПХ).
Під час передавання ЕД до підприємства СФД їхня ІПХ може бути мінімальною для ідентифікування й урахування файлів (ім’я, обсяг у байтах, дата й час останнього збереження) і перевіряння їхньої цілісності та дійсності. Значень хеш-функції чи ЕЦП немає.
Якщо ЕД призначено для довгострокового зберігання в електронному вигляді, зазначені реквізити ІПХ потрібно доповнити згідно з ГОСТ 28388.
ІПХ записують на електронному носії окремим файлом. Файл з ІПХ записують на одному електронному носії разом з ЕД або на окремому електронному носієві.
ІПХ ЕД має такі реквізити:
назва ЕД;
познака ЕД;
дата виготовлення ЕД;
текстовий опис змісту ЕД (анотація);
відомості про файли ЕД (імена, типи, формати, контрольні характеристики);
розмір кожного файлу ЕД у байтах;
формат файла й версія формату;
роздільна здатність;
відомості про інформаційну технологію, яку використано для створення ЕД. Якщо було виконано конвертацію в допустимі формати, то це має бути відображено;
найменування та місце розташування підприємства-постачальника документів;
найменування і місце розташування підприємства-розробника;
гриф обмеження доступу;
кількість і формати аркушів, необхідних для відтворення ЕД на паперовому носії;
відомості про технічні та програмні засоби, необхідні для візуалізації та відтворення ЕД.
За потреби, до складу ІПХ може бути долучено додаткові атрибути.
ІПХ ЕД потрібно подати у форматі текстового файла.
Ідентифікація файлів на електронних носіях
Кожному файлу ЕД на електронному носії надають ідентифікатор, у якому має бути:
порядковий номер документа (номер рядка розташування документа) у комплектувальному документі;
познака документа в основному написі.
Якщо Ед складається з кількох файлів, то до ідентифікатора файла додають номер файла.
Ідентифікатор(и) файлу(-ів), який(-і) містить(-ять) ЕД, зазначають у колонці «Примітка» комплектувального документа.
ТЕХНІЧІ ВИМОГИ ДО ЕЛЕКТРОННИХ НОСІЇВ
Перевірення фізичного та технічного стану електронних носіїв, призначених для записування електронних документів
Як основні типи електронних носіїв, призначені для постачання ЕД до підприємств СФД, треба використовувати оптичні диски DVD-R і CD-R.
