5 УПРАВЛІННЯ
Загальні положення
Орган акредитації повинен розробити, впровадити та підтримувати систему управління і постійно поліпшувати ЇЇ ефективність згідно з вимогами цього стандарту. Вимоги до систем управління, які враховують конкретний характер діяльності органів акредитації, визначено в 5.2 і 5.9.
У випадку, коли цей стандарт вимагає від органу акредитації мати або розробити процедури, це означає, що вони повинні бути задокументовані, впроваджені й актуалізуватися та повинні базуватися на сформульованій політиці, скрізь, де це доцільно.
Система управління
Вище керівництво органу акредитації повинно для своєї діяльності визначити та задокументувати політику і цілі, охоплюючи політику з якості, а також зобов’язано надати докази відповідності якості робіт вимогам цього стандарту. Керівництво зобов’язано забезпечувати ефективність врахування потреб зацікавлених сторін. Керівництво також зобов’язано гарантувати, що політика зрозуміла, впроваджена і підтримується на всіх рівнях органу акредитації. Цілі повинні бути вимірними й обов’язково складатися з елементів політики органу акредитації.
Примітка. Ті з органів акредитації, які підписали угоди про взаємне визнання, можуть посилатися на обов'язковість угоди про взаємне визнання в іх політиці.
Орган акредитації повинен розробляти систему управління відповідно до тилу, сфери діяльності та обсягу виконуваних робіт. Усі обов’язкові вимоги цього стандарту повинні бути відображені або в настанові, або в загальнодоступних документах. Орган акредитації повинен гарантувати, що настанова і відповідні загальнодоступні документи доступні для його персоналу і повинен гарантувати ефективне їх впровадження в процедурах системи.
Вище керівництво органу акредитації повинно призначити представника керівництва, який незалежно до іншої відповідальності, повинен мати обов’язки й відповідати принаймні за таке:
що необхідні процедури системи управління розроблено;
звітування перед вищим керівництвом за функціонування системи управління і будь-яке необхідне її поліпшення.
Управління документацією
Орган акредитації повинен розробити процедури контролю всіх документів (внутрішніх і зовнішніх), що стосуються його діяльності з акредитації. Ці процедури повинні визначати необхідність контролю:
затвердження документів перед їх виданням;
перегляду і перевидання, у разі потреби, та перезатвердження документів;
забезпечення, що замінені документи і переглянуті документи мають однаковий статус;
забезпечення, що відповідні версії документів, що застосовуються, знаходяться в розпорядженні персоналу, субпідрядників, асесорів та експертів органу акредитації і ООВ І використовуються по суті;
забезпечення розбірливості та простоти ідентифікації документів;
запобігання ненавмисному застосуванню застарілих документів і застосування належної ідентифікації цих документів у разі зберігання в будь-яких цілях;
д) збереження, де доцільно, конфіденційності документів.
Реєстрування даних
Орган акредитації повинен встановити процедури для ідентифікації, збирання, індексації, розповсюдження, реєстрації, збереження, обслуговування і розпорядження протоколами.
Орган акредитації повинен встановити процедури для збереження протоколів протягом періоду, необхідного для виконання контрактних та юридичних зобов’язань. Доступ до цих протоколів повинен бути з дотриманням умов конфіденційності.
Невідповідності і коригувальні дії
Орган акредитації повинен розробити процедури з визначення і управління невідповідностями його власної діяльності. Орган акредитації також повинен, де необхідно, вжити заходів щодо зунення причин невідповідностей для запобігання їх повторення. Коригувальні дії повинні бути ризначені для усунення проблем, що виникли непередбачено. Процедури повинні містити таке:
ідентифікацію невідповідностей (наприклад, із розгляду скарги або за результатами внут- ішнього аудиту);
визначення причин невідповідностей;
усунення невідповідностей;
З) оцінювання необхідності заходів для гарантування, що невідповідність не повториться;
визначення необхідних заходів і їх своєчасне впровадження;
протоколювання результатів вжитих заходів;
д) перевірку ефективності застосованих коригувальних дій.
5.6 Запобіжні дії
Орган акредитації повинен застосовувати процедури для визначення реальних можливостей ,ля усунення умов потенціальних невідповідностей. Вжиті запобіжні заходи повинні відповідати пливу потенційних проблем. Процедури вживання запобіжних заходів повинні встановлювати имоги до:
а) ідентифікації потенційних невідповідностей та їхніх причин;
Ь) визначення необхідних запобіжних дій;
протоколювання результатів здійснених дій;
аналізування ефективності запобіжних дій. . - « < -
Внутрішні аудити
Орган акредитації повинен установити процедури внутрішніх аудитів для підтвердженій, що він відповідає вимогам цього стандарту і що система управління впроваджена і підтримується.
Примітка. Вказівки щодо проведення внутрішніх аудитів подано в ISO 19011
Внутрішні аудити повинні проводитися принаймні щорічно. Частоту внутрішніх аудитів юже бути зменшено, якщо орган акредитації спроможний довести, що його система управління іфективно функціонує згідно з цим стандартом та доведено її усталеність. Програма аудиту по- .инна бути підготовлена з урахуванням важливості процесів і сфер, що підлягають аудиту, а та- ож з урахуванням результатів попередніх аудитів.
Орган акредитації повинен забезпечити, що:
внутрішній аудит проводить кваліфікований персонал, обізнаний в акредитації, аудиті та іимогах цього стандарту;
, Ь) внутрішній аудит проводить персонал, відмінний від того, що здійснював діяльність, яка еревіряється;
персонал., відповідальний за сферу, яка перевіряється, інформується про результати аудиту;
заходи вживаються своєчасно і відповідним чином;
будь-які непередбачені випадки своєчасно ідентифікуються.
Аналізування з боку керівництва
Вище керівництво органу акредитації повинно встановити процедури аналізування сис- еми управління, які б проводилися в заплановані терміни з метою гарантування її постійної адекватності та того, що вона задовольняє усі доречні вимоги, охоплюючи вимоги цього стандарту, іолітики та цілі. Така перевірка повинна проводитися не менше ніж один раз на рік.
Вхідні дані для аналізування системи управління повинні охоплювати, де це доцільно, іаяеж виробничі можливості та їх вдосконалення, пов’язані з:
результатами аудитів;
результатами оцінки, якщо це доцільно;
участю в міжнародній діяльності, якщо це доцільно;
зворотнім зв’язком із зацікавленими сторонами;
новими галузями акредитації;
тенденціями невідповідностей;
статусом запобіжних та коригувальних дій;
результатами раніше проведених аналізувань;
виконання цілей;
J) змінами, які стосуються системи управління;
к) апеляціями;
аналізом скарг.
5.8.3 Вихідні дані після аналізу системи управління повинні охоплювати дії, пов’язані з:
вдосконаленням системи управління та її процесів;
вдосконаленням послуг та процесу акредитації відповідно до доречних стандартів та очікуваннями зацікавлених сторін;
потребою в ресурсах;
визначенням або змінами задач та цілей.
5.9 Скарги
Орган акредитації повинен встановити процедури для роботи зі скаргами. Орган акредитації повинен:
прийняти рішення щодо обґрунтованості скарги;
у разі прийнятності, встановити, що скарга стосовно акредитації ООВ вперше адресована органом оцінки відповідності;
вживати відповідних заходів та оцінювати їх ефективність;
реєструвати всі скарги та вжиті заходи;
відповідати позивачу.
6 ЛЮДСЬКІ РЕСУРСИ
Персонал органу акредитації
Орган акредитації повинен мати достатню кількість персоналу (внутрішній, зовнішній, тимчасовий або постійний, з повною зайнятістю або за сумісництвом) з необхідною освітою, навчанням, технічними знаннями, навичками та досвідом, необхідним для виконання відповідного типу, діапазону та обсягу робіт.
Орган акредитації повинен мати доступ до необхідної кількості асесорів, охоплюючи головних асесорів, та експертів для охоплення всіх його процесів.
Орган акредитації повинен зробити зрозумілими для кожного співробітника їх обов’язки, обмеження, відповідальність та права.
Орган акредитації повинен вимагати від працівників підписання контракту або іншого еквівалентного документу, який зобов’язує виконувати вимоги, визначені органом акредитації В контракті повинні розглядатися питання конфіденційності та незалежності від будь-яких комерційних або інших інтересів або попередньої взаємодії з ООВ, що будуть оцінюватися.
Персонал, що залучається до процесу акредитації
Орган акредитації повинен визначати для кожної операції, яка виконується в процесі акредитації:
вимоги до кваліфікації, компетентності та досвіду виконавців;
вимоги до початкового та наступного навчання.
Орган акредитації повинен встановити процедури для відбору, навчання та офіційного затвердження асесорів, які залучаються до процесу оцінювання.
Орган акредитації повинен визначити специфічні сфери, в яких кожний асесор або експерт повинен продемонструвати компетентність для оцінювання.
Орган акредитації повинен гарантувати, що асесори та, в разі доцільності, експерти:
знайомі з процедурами та критеріями акредитації, та іншими вимогами, які стосуються акредитації;
мають відповідну підготовку щодо оцінки з метою акредитації;
мають достатні знання відповідних методів оцінки
;здатні результативно спілкуватися як у письмовій, так і в усній формі на відповідних мовах; е) мають відповідні особисті якості.
Примітка. Керівні вказівки щодо особистих якостей можна знайти в публікаціях типу ISO 19011.
Моніторинг
Орган акредитації повинен гарантувати задовільне виконання оцінки прийняття рішень ювідності до процедур та програми контролю діяльності і компетентності персоналу, що за- ається. А саме, орган акредитації повинен аналізувати діяльність та компетентність свого соналу з метою визначення необхідності його підготовки.
Орган акредитації повинен проводити моніторинг (наприклад, на місці або використо- ми додаткові методи, такі як аналіз звітів щодо оцінювання, зворотній зв’язок з ООВ, порівняння ультатів роботи асесорів) з метою оцінки роботи асесора та надання рекомендацій щодо ЇЇ ііпшення. Моніторинг кожного асесора повинен проводитися регулярно, не менше ніж один раз три роки, з метою підтвердження того, що його робота залишається задовільною.
6.4 Реєстрація даних щодо персоналу
Орган акредитації повинен вести систему реєстрації даних щодо кваліфікації, підготовки, ;віду та компетентності кожного співробітника, який залучається до процесу акредитації. Дані до підготовки, досвіду і контролю за роботою повинні постійно актуалізуватися.
Орган акредитації повинен зберігати актуалізовані дані щодо асесорів та експертів, які лістили щонайменше наступне:
прізвище та адресу;
посаду, а для асесорів та експертів, які залучаються, посаду в їх організації;
освіту та професійний рівень;
досвід роботи;
підготовку в сфері систем управління, оцінювання та оцінки відповідності;
компетентність для виконання специфічних завдань у галузі оцінювання;
д) досвід у проведенні оцінювання та результати регулярного моніторингу.
7 ПРОЦЕС АКРЕДИТАЦІЇ
Критерії акредитації та інформація
Загальні критерії для акредитації ООВ повинні відповідати вимогам, встановленим відпо- .ими нормативними документами, такими як стандарти і настанови для роботи ООЗ.
Орган акредитації повинен зробити доступними та актуалізувати у відповідні терміни: а) детальну інформацію щодо процесу оцінювання та акредитації, охоплюючи порядок на- їння, підтримки та скасування акредитації, розширення або скорочення акредитації;
документи, які містять вимоги для проведення акредитації, охоплюючи технічні вимоги, іецифічні для кожної галузі акредитації;
загальну інформацію щодо оплати акредитації;
опис прав та обов’язків ООВ;
інформацію щодо акредитованих ООВ (див. 8.2.1);
інформацію щодо процедур подачі та розгляду скарг та апеляцій;
