Державний комітет архівів України
Український науково-дослідний інститут архівної справи
та документознавства (УНДІАСД)
Методичні рекомендації щодо застосування
ДСТУ 4163–2003
“Державна уніфікована система документації.
Уніфікована система організаційно-розпорядчої
документації. Вимоги до оформлювання документів”
СХВАЛЕНО
Протокол засідання
Методичної комісії Держкомархіву України
07.11.2003 № 7
Київ 2004
Розробники: Кулешов С. Г., д-р істор. наук (керівник розробки);
Кузнєцова Л. В. (відповідальний виконавець);
Загорецька О. М.; Лозова С. Ф.; Ситник Т. О.
Зміст
1. Загальні положення...............................................................................................................4
2. Порядок впровадження ДСТУ.............................................................................................5
3. Реквізити організаційно-розпорядчих документів............................................................6
4. Вимоги до тексту документа..............................................................................................23
5. Порядок розроблення бланків............................................................................................31
6. Виготовлення документів за допомогою друкувальних засобів...................................35
7. Облік, зберігання та використання бланків і печаток.....................................................38
8. Оформлювання документів, що їх передають засобами електрозв’язку
та електронною поштою........................................................................................................40
Додаток 1. Перелік реквізитів організаційно-розпорядчих
документів.......................................................................................................................47
Додаток 2. Схема розташованості реквізитів і меж зон на форматі А4
кутового бланка..............................................................................................................48
Додаток 3. Схема розташованості реквізитів і меж зон на форматі А4
поздовжнього бланка.....................................................................................................49
Додаток 4. Зразок загального бланка організації........................................................50
Додаток 5. Зразок кутового бланка листа організації.................................................51
Додаток 6. Зразок поздовжнього бланка листа організації........................................52
Додаток 7. Зразок бланка листа структурного підрозділу організації......................53
Додаток 8. Зразок бланка конкретного виду документа.............................................54
Додаток 9. Приклад оформлювання опрацьованого листа організації....................55
Додаток 10. Приклад оформлювання наказу організації, що пройшов
державну реєстрацію......................................................................................................56
Додаток 11. Кодові позначення уніфікованих форм організаційно-розпорядчих
документів за ДКУД ......................................................................................................58
Список джерел.........................................................................................................................61
1 Загальні положення
1.1. Методичні рекомендації роз’яснюють і конкретизують порядок застосування та впровадження ДСТУ 4163-2003 “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” (далі – ДСТУ), затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 7 квітня 2003 р. № 55 і чинного з 1 вересня 2003 р. (наказ від 5 липня 2003 р. № 118).
1.2. ДСТУ є нормативним документом, що встановлює вимоги до бланків і оформлювання реквізитів документів.
1.3. Положення ДСТУ встановлюють вимоги до оформлювання організаційно-озпорядчих документів (далі – документи): постанов, розпоряджень, наказів, рішень, протоколів, актів, листів тощо, що утворюються в результаті діяльності органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності (далі – організації). Стандарт не поширюється на процеси створення та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.
1.4. Класифікацію уніфікованих форм документів та їх коди встановлено Державним класифікатором управлінської документації (ДКУД), який затверджено і введено в дію наказом Держстандарту України від 31 грудня 1998 р. № 1024.
1.5. У разі наявності в діловодстві організації специфіки оформлювання документів та/чи особливих технологій роботи з документами, на основі ДСТУ можуть бути розроблені галузеві стандарти чи стандарти організації. Положення цих стандартів не повинні суперечити ДСТУ.
1.6. Методичні рекомендації конкретизують основні положення ДСТУ щодо:
۰ оформлювання реквізитів документів і варіантів їх розташування;
۰ застосування ділового стилю мовлення під час складання текстів документів, основних вимог до їх уніфікації;
۰ основних засад проектування бланків документів;
۰ створювання документів за допомогою друкувальних засобів;
۰ правил обліку, зберігання та використання бланків і печаток;
۰ оформлювання документів, що їх передають засобами електрозв’язку та електронною поштою.
1.7. Методичні рекомендації узгоджено з положеннями Державної системи стандартизації, державними стандартами на уніфіковані системи документації, правилами із стандартизації, нормативо-правовими актами і методичними документами з діловодства та архівної справи.
1.8. Прізвища, наведені у зразках і прикладах, не відповідають конкретним особам. Також не у всіх випадках використано достовірні назви організацій, їх адреси.
3. Реквізити документів
Склад реквізитів організаційно-розпорядчої документації в Україні встановлено ДСТУ. Перелік реквізитів і схеми їх розташованості наведено у додатках 1, 2, 3 до Методичних рекомендацій.
3.1. Зображення Державного герба України (реквізит 01) відтворюють на бланках документів державних установ з обов’язковим додержанням пропорцій зображення герба відповідно до Постанови Верховної Ради України “Про Державний герб України” від 19 лютого 1992 р. № 2137-XІІ.
На бланках із кутовою розташованістю реквізитів (далі – кутовий бланк) зображення Державного герба України розміщують на верхньому березі над серединою рядків з назвою організації, а на бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів (далі – поздовжній бланк) – у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота – 17 мм, ширина – 12 мм (див. додатки 5, 10).
Зображення герба Автономної Республіки Крим розміщують на бланках установ Автономної Республіки Крим лише разом із зображенням Державного герба України (Закон України “Про Автономну Республіку Крим” від 7 березня 199 р. № 95/95-ВР
ст. 7).
3.2. Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) (реквізит 02) розміщують на лівому березі бланка на рівні назви організації або частково чи повністю на площі, що відведена для розміщення реквізитів “Назва організації вищого рівня”, “Назва організації”, “Назва структурного підрозділу організації” (див. додатки 6, 7, 8).
Не можна на бланку замінювати назву організації зображенням емблеми. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного герба України.
На бланках документів недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі бланка, де на бланках документів державних організацій розміщують зображення Державного герба. Розміри зображення емблеми не обмежуються. Рекомендовано висоту зображення – не більше 17 мм.
3.3. Зображення нагород (реквізит 03) можна розміщувати на лівому березі бланка документа на рівні назви організації або частково чи повністю на площі, що відведена для розміщення реквізитів “Назва організації вищого рівня”, “Назва організації”, “Назва структурного підрозділу організації”. Якщо назву нагороди включено правовим актом до назви організації, надрукованої на бланку, то розміщувати на ньому зображення цієї нагороди не потрібно.
3.4. Код організації (реквізит 04) проставляють за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).
Код організації є однією з основних пошукових ознак інформації в автоматизованих системах діловодства. Його фіксування сприяє прискоренню передавання документованої інформації засобами електрозв’язку, зменшенню кількості помилок, можливих під час передавання довгих назв організацій. На бланках для листів цей код проставляють після реквізиту “Довідкові дані про організацію” (див. додатки 5, 6). На бланках уніфікованих форм документів код за ЄДРПОУ наносять у спеціально зазначених місцях.
3.5. Код форми документа (реквізит 05) проставляють згідно з ДК 010-98 – Державним класифікатором управлінської документації (ДКУД), затвердженим наказом Держстандарту України від 31 грудня 1998 р. № 1024.
ДКУД містить назви та кодові позначення уніфікованих форм документів, що входять до уніфікованих систем документації (УСД). Однією з УСД є уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (див. додаток 11).
Код форми документа є цифровим позначенням уніфікованої форми документа, що визначає належність конкретного виду документа до певного класу та підкласу уніфікованої системи управлінської документації, а також однією з основних пошукових ознак в автоматизованих системах діловодства.
Необхідність фіксування коду форми документа вирішує організація окремо для кожного виду документа.
Цей реквізит друкують шрифтом розміром 8 друкарських пунктів вище реквізиту “Назва виду документа” (див. додаток 8).
3.6. Назву організації вищого рівня (реквізит 06) зазначають скорочено або повністю. Реквізит розміщують над назвою організації автора документа.
Приклад 1
НАК “Нафтогаз України”
Дочірня компанія
“Укргазвидобування”
Приклад 2
Міністерство освіти і науки України
Київський національний
економічний університет
На бланках організації, яка має подвійне або потрійне підпорядкування, вказують всі організації вищого рівня.
Приклад
Міністерство транспорту України
Державна адміністрація залізничного
транспорту України
Придніпровська залізниця
У бланку організації, яка водночас підпорядкована місцевій держадміністрації і міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади), розміщують тільки назву держадміністрації.
Приклад
Київська міська державна адміністрація
Головне управління культури
3.7. Назва організації (реквізит 07) повинна відповідати назві, зазначеній в її установчих документах (статуті, положенні, установчому договорі).
Скорочену назву зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в установчому документі. Скорочену назву подають в дужках або без них окремим рядком нижче повної назви (див. додатки 5, 6).
Якщо в установчих документах поряд з назвою організації українською мовою подають назву іноземною мовою, то останню відтворюють на бланку під назвою організації, що зафіксована українською мовою.
Документи створені від імені кількох організацій, у тому числі органами державної влади і громадськими організаціями (спільні накази, постанови, листи тощо) оформлюють не на бланках.
Якщо документ підготовлений організаціями одного рангу, їхні назви розміщують на одному рівні.
Приклад
|
Міністерство праці та соціальної політики України |
Міністерство економіки та європейської інтеграції України |
Державний комітет статистики України |
НАКАЗ
17.05.2003 м. Київ № 109/95/157
3.8. Назву структурного підрозділу (реквізит 08) або територіального відділення, філії, посадової особи зазначають на бланку, якщо структурний підрозділ є автором документа, а його керівник (або посадова особа) має право підпису документа. Цей реквізит розміщують під назвою організації (див. додаток 7).
Назву структурного підрозділу переважно зазначають у внутрішніх документах (протоколах, доповідних і службових записках тощо).
3.9. Довідкові дані про організацію (реквізит 09) містять відомості, необхідні під час здійснення контактів з юридичними та фізичними особами. До складу цього реквізиту входять: поштова адреса; номер телефону та інші відомості; за необхідністю – номери факсів, телексів, рахунків у банку, адреса електронної пошти та веб – сайта, дані про ліцензії, патенти тощо (див. додатки 5, 6).
Поштову адресу вказують відповідно до п. 60 Правил надання послуг поштового зв’язку, що затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 4 жовтня 2000 р. № 1515 (див. п. 3.16).
Якщо організація зареєстрована за однією адресою, а знаходиться за іншою, у бланку зазначають поштову адресу за місцем розташування організації.
3.10. Назва виду документа (реквізит 10) має відповідати переліку форм документів, що їх використовують в організації.
Назва виду документа може бути заздалегідь зафіксована на бланку (див. додаток8) або надрукована під час безпосереднього оформлювання документа.
На поздовжніх бланках назву виду документа фіксують посередині (див. додаток 8), а на кутовому – у лівому верхньому куті під назвою організації або структурного підрозділу.
3.11. Дата документа (реквізит 11) – обов’язковий реквізит кожного документа, що фіксує час його створення та/або підписання, затвердження, прийняття, погодження, реєстрації, видання.
Дату документа проставляють арабськими цифрами у послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця і місяць проставляють двома парами арабських цифр, рік – чотирма арабськими цифрами. Наприклад, дату 29 липня 2003 року треба оформлювати 29.07.2003.
ДСТУ встановлено, що спосіб написання дат залежить від характеру документа: у нормативно-правових документах, а також документах, що мають відомості фінансового характеру застосовують словесно-цифровий спосіб датування (29 липня 2003 року
