ОТРАСЛЕВОЙ СТАНДАРТ
ОТРАСЛЕВАЯ (ЖЯЙИА СТАНДАРТИЗАЦИИ
ОСТ 92-1057-83
Всего хжстов
Нздміе «фацшьвое
и-ЛЭО/S
*ДК 389.6:002.66 т-лн-тес
ОТРАСЛЕВОЙ СТАНДАРТ
ОТРАСЛЕВАЯ СИСТЕМА СТАНДАРТИЗАЦИИ ост 92-1057-8?
Учет, хранение и обращение нормативно- технической документации по стандартизацин влпмсн на предприятиях отрасли
ИП-І09 от 11.04.83 письмом Министерства
от 19 г- № срок введения ус '■Лт^ЛеН
с Olffl&j
Настоящий стандарт сошэстно с ГОСТ 1.13-75 устапивливает порядок учета, хранения и обращения1 нормативно-технической документации по стандартизации (НТД) на предприятиях отрасли.
Для конкретизации настоящего стандарта с учетом специфики предприятия допускается разрабатывать стандарты предприятий, подлежащие | согласованию с базовой организацией по стандартизации.
ОНЦИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
НТД и изменения к ней, поступающие на предприятие, направляют через отдел стандартизации в подразделение, ответственное за учет, хранение и обращение.
По решению руководства предприятия эта работа может быть поручена отделу технической документации (ОТД), техническому архиву или технической библиотеке. '
Под обращением понимается: получение, выдача, аннулирование, изъятие НТД, информация об НТД, внесение изменений в НТД, обеспечение подразделений.
Издание официальное Перепечатка воспрещена ।
ф. ГЯ0.1А
Стр. 2
■ 'Сі 92-1057-83
Контроль за обеспечением подразделений, предприятия НТД проводит отдел стевдарткзацин.
Учет, хранение и обращение НТД в подразделениях предприятия осуществляют уполномоченные, назначенные распоряжением по подразделению.
НТД на постоянное пользование выдают только тем подразделениям, . в которых назначены уполномоченные..
В случаях отсутствия в подразделении уполномоченного НТД выдают сотрудникам подразделения только во временное пользование в соответствии с порядком, установленным на предприятии.
Уполномоченные проводят работу под .методическим руководством подразделения, ответственного за учет,хранение и обращение 'ЙТД.
Подразделение, ответственное за учет, хранение з обращение НТД, должно периодически проверять в подразделениях предприятия состояние учета и обращения НТД. Рекомендуется проводить проверку не роже одного раза в год. По результатам проверки необходимо оформлять акт, в котором должны быть отражены вопросы, указанные в рекомендуемом приложении I,
Ответственность за состояние и сохранность НТД .в подразделениях несут начальники и уполномоченные этих подразделений.
Запрещается использовать на предприятии неучтенные экземпляры НТД.
2. ЖФЭПЛАЦИЯ 0 ПОСТУ!
WK‘I
Отдел стандартизации доляен систематически информировать подразделения предприятий и представителя заказчика о новых поступлениях, замене, отмене и изменениях ВІД.
И
я*
нфоргацию подразделений предприятия и представителей заказчика о поступлении НТД следует осуществлять посредством выпуска информационного бюллетеня ш другим способом, установленным на предприятии.
Инфотмапионный бюллетень необходимо выпускать ежемесячно или не реже одного раза в квартал.
П ОРЯДОК ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ НТД
Порядок обеспечения предприятий НТД установлен отрас^г&^ стандартом ОСТ 92 I.16-32. і
І
Уполномоченные подают заявки на НТД в подразделение, вы ветственное за учет, хранение и обращение НТД. ,
Заявки необходимо сформлять по форме, приведенной в рекомендуемой дпидожениз 2.
, і
НТД, полученную по заявкам, распределяют в соответствии с установленным на предприятии порядком.
В заявке подразделений на НТД необходимо делать отметку о по- : ! лучении подразделением запрашиваемого документа.
УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ t
НТД, поступающую в подразделение, ответственное за учет, хранение и обращение НТД, следует регистрировать в журнале учета отдельно по категориям НТД по форме, приведенной в рекомендуемом приложении З/ИЛИ оформлять картотечным способом. I I
НТД с грифом "Для служебного пользования" регистрируют в отделтА і пом .журнале. На каждый документ заводят карточку учета.
На каждом экземпляре НТД, поступившей в подразделение, । ответственное за хранение и обращение НТД, сотрудник этого подразделения проставляет номер экземпляра. Для НТД с грифом - номер экземпляра и инвентарный номер документа. І ।
Номер экземпляра следует проставлять на обложке документа, а при отсутствии обложки - на первой странице документа.
Допускается стандартам не присваивать инвентарный номер, а учитывать их по регистрапдонным номерам.Все поступившие 1 (или) изготовленные дополнительные экземпляры НТД одного наименования и обозначения должна иметь один инвентарный номер, а в журнале и карточке учета должно быть указано количество экземпляров в оставленных свободных строках.
При картотечном учете карточки учета хранятся в картотечном шкафу или в ящиках.
Контрольные экземпляры НТД хранятся в отделе стандартизации.
НТД хранится в папках или ящиках на стеллажах (шкафах) по категориям, а в пределах категорий - в порядке возрастания обозначений.
НТД без номерных обозначений расстанавливают в алфавитном порядке.
На папках или ящиках указывают категорию НТД и ее обозначение. При хранении НТД на полках стеллажей ставят разделители по обозначениям.
Сборники стандартов располагают по обозначению первого стандарта сборника соответствующей категории.
Иностранные стандарты хранятся как справочный фонд, их ел?дует располагать по названиям стран (по категориям, а внутри категорий - по индексам и регистрационным номерам).
Хранение стандартов о грифом необходимо производить в соответствии о установленным в отрасли порядком.
Учет и хранение подлинников ж дубликатов подлинников НТД следует вести по ГОСТ I.13-75.
При этом подлинники и дубликата подлинников НТД необходимо хранить в ОТД отдельно от копий в порядке, установленном настоящим стандартом.
В
а = X
*
в
ыдавать подлинники и дубликата подлинников для работа не допускается.Рабочие чертежи на стандартизованные изделия должны храниться отдельно от НТД э порядке, установленном ГОСТ 2.501-68.
Подразделения предприятия документацию, получение в постоянное пользование из подразделения, ответственного за учет, хранение и обращение НТД, должны зарегистрировать в журнале учете и хранить в порядке, установленном настоящим стандартом, но отдельно от другой документации.
Выдачу НТД работникам своего подразделения производят под расписку, согласно порядку, установленному нг предприятии.
И зменения в государственные стандарта необходимо вносить в соответствии с ГОСТ I.21-75 и ГОСТ В I.21-76.
Изменения в отраслевые стандарты необходимо вносить в соответствии с ОСТ 92-1.21-82 "ОСС.Порядок разработки и внесения изменений в стандарты".
Подразделение, ответственное за учет, хранение и обращение НТД, должно направлять изменения к документам всем абонентам предприятия, стоящим на учете по этим документам.
Изменения в НТД, находящуюся в подразделении, ответственном за хранение и обращение НТД, должны вносить работники этого подразделения, в НТД, находящуюся в подразделениях предприятия, - уполномоченные этого подразделения.
За правильность внесения изменений в НТД ответственность неоут работники, вносящие изменения.
ОБЕСПЕЧЕНИЕ АБОНЕНТОВ
НТД выдают:
подразделение, ответственное за учет, хранение и обращение НТД. - в постоянное пользование в подразделения предприятия через уполномоченных по абонентской карточке или под расписку в специальномСті,- 6 уст 9Г-І057-8Э
журнале. Необходимо для каждого подразделения иметь свой журнал;
уполномоченный в подразделении - во временное пользование работникам подразделения по абонентской карточке или по карточке- заместителю.
Формы абонентской карточки и карточки-заместителя приведены в рекомендуемых приложениях 4 и 5.
Карточку-саместитель необходимо составлять на каждый экземпляр НТД или. сборник НТД и хранить в самом документе или шесте со сборником НТД*, і ізоьае абонентские карточки допускается хранить отдельным разделом в картотеке.
В картотеке абонентские карточки следует хранить в порядке возрастания обозначения.
Экземпляры. НТД подразделяются на рабочие и контрольные.
Контрольные экземпляры НТД из фонда не выдаются, такими документами разрешается пользоваться только на месте.
В постоянное и временное пользование следует выдавать рабочие экземпляры НТД, которые повседневно применяются в работе подразделений или имеют узко специальный характер какого-либо одного подразделения.
При получении НТД во временное пользование уполномоченный или работник (абонент) должны проверить состояние документа и расписаться в абонентской карточке (журнале учета) или карточке-заместителе. Выдачу документов абонентам во временное пользование следует производить на определенный срок. Этот срок не должен превышать 10 дней. По истечении срока пользования абонент обязан возвратить в подразделение, ответственное за хранение и обращение НТД, полученные документы иди продлить срок пользования. При возвращении документа прикимапций его должен раописаться в абонентской карточке (журнале учета) или карточке-заместителе и поставить дату возврата.
В случав обнаружения порчи документа ответственность несет работник, который пользовался документом последний.
, ,,.£д?»7
П
Иив. М подл. Поди, it дата I Взам. нив. Нив. № дубл.1 Поди, и да»
ри утере или порче документа в подразделении предприятия необходимо составлять акт в двух экземплярах. Акт подписнвав'р руководитель подразделения, уполномоченный и начальна подразделения, ответственного за хранение и обращение НТД.Один экземпляр акта следует направлять подразделению, ответственному за хранение и обращение НТД, для снятия с учета утерянного или пришедшего в негодность документа и замены его новым экземпл*!?*'*' документа. Второй экземпляр остается з подразделении предпринял для принятия мер, исключахзцих повторные утери или порчу докумехл><5
АННУДИЮВАЖІЕ И ИЗЪЯТИЕ НТД ИЗ ОБРАЩЕНИЯ
На основании извещения о замене, отмене или ограничении применения НТД необходимо на рабочих и контрольных экземплярах проставлять штампы: "Заменен” с указанием нового документа, "Отменен без замены" или "При новом проектировании не применять", соответственно.
В каждом случае необходимо указывать дату замены, отмены шп. ограничения применения, соответственно, и документ, на основании ко- ; торого введена запись.
Аналогичные отметки должны быть произведены в карточка^ нуме- ;
I рационной и тематической картотеки справочно-поискового аппарата (СПА).
Рабочие и контрольные экземпляры НТД, замененной й отмененной без замены по наступлению срока окончания их действия, пбд- { лежат изъятию из числа действующей НТД.
Изъятые рабочие экземпляры должны быть уничтожены по акту в установленном на предприятии порядке.
Контрольные экземпляры с извещениями об изменена.. должны храниться на правах архивных экземпляров в течение 2-5 лет отдельно от действующей НТД.Карточки в нумерационной картотеке СПА на замененную я отмененную НлД следует хранить постоянно. Эти карточки допускается хранить отдельно от карточек действующей ИТД.
Сборники стандартов, включакпшо хотя бы один действующий стандарт, следует оставлять в действующем фонде, а на каждом отмененном а заменннном стандарте - ставить соответствующий штамп.
Н
Имв. 58 подл. Подл, и дета Нэем. ино. № Инн. № дубл. | Подл, и дато ЗО і5 і
а переизданный документ необходимо заводить новую карточку учета, на которой выше графы "Наименование” делать отметку ’Переизданный”.П
Ин В- ■» подл. I Поди, н дзтв І Взам нив, ЛЬ | Инн. Ла дубя.1 Поди, и лата
РИЛОЖЕНИЕ I РекомендуемоеПЕРЕЧЕНЬ ВОПРОСОВ, КОТОРОЕ ДОЛЖНЫ НІТЬ ОТРАНЕПЫ В АКТЕ ПРОВЕРКИ СОСТОЯНИЯ УЧЕТА И ОБРАЩЕНИЯ НТД В ПОДРАЗДЕЛЕНИИ
Было ли выпущено распоряжение о назначении уполномоченного по НТД в подразделении, и направлена ли копия распоряжения в подразделение , ответственное за хранение и обращение КТД (номер и дата распоряжения и исх.Л).
Есть ли в подразделении стандарт предприятия ... "Положение об уполномоченных по нормативно-технической документации".
Является ли работа .полноыочонного составной частью основной работы или он освобожден от основной работы.
4о Какие условия созданы для работы уполномоченного по НТД. Оказывает ли ему помощь руководство подразделения.
