7.6 При приемке копий документов в бумажной форме проверяют наличие всех листов и комплектность документации в соответствии с сопроводительными документами.

При приемке копий документов в электронной форме проверяют соответствие объема копии документа заявленному объему этой копии в байтах/килобайтах и наличие в реквизитной части соответствующего признака (буква, цифра и др.).

7.7 Регистрацию (учет) копий документов других организаций осуществляют в соответствии с требованиями 5.2.

7.8 На каждую регистрируемую копию (или комплект копий документов) в бумажной форме ставят штамп в соответствии с рисунками Г.6 и Г.7 (приложение Г) с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации. Указанный штамп ставят на видном месте листа содержания папки (тома) или в левом верхнем углу обложки документа.

На копиях документов, хранящихся в несброшюрованном виде (полистно), штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа.

7.9 Копии документов учитывают вручную или автоматизированным способом в карточках учета, составляемых по форме 2 приложения А.

Приложение А
(рекомендуемое)

Карточки учета документации

Форма 1 - Карточка учета (лицевая сторона)

Форма 1а - Карточка учета (оборотная сторона)

Форма 2 - Карточка учета

На карточках учета документации указывают:

- в графе 1 - инвентарный номер подлинника документа;

- в графе 2 - дату поступления подлинника документа на хранение;

- в графе 3 - обозначение подлинника документа по основной надписи и имя файла подлинника электронного документа по ведомости проектных электронных документов;

- в графе 4 - наименование подлинника документа;

- в графе 5 - количество листов;

- в графе 6 - отметку об аннулировании, замене подлинника документа, внесении изменений в листы и о восстановлении подлинника документа;

- в графе 7 - шифр предприятия (комплекса), здания или сооружения;

- в графе 8 - наименование здания или сооружения и место строительства;

- в графе 9 - условное обозначение вида документации: П - для проектной документации;
Р - для рабочей документации; И - для иной технической документации;

- в графе 10 - условное обозначение формы носителя информации документации: Б - для документов в бумажной форме; Э - для электронных документов.

- в графах 11, 12 - порядковые номера листов карточки учета.

Приложение Б
(справочное)

Пример заполнения граф карточки учета по форме 1

_________________________

* Б - бумажная форма или Э - электронная

Приложение В
(рекомендуемое)

Форма 3 - Журнал регистрации разрешений на внесение изменений

Примечания

1 Журнал регистрации выполняют на листах формата А4 по ГОСТ 2.301 с вертикальным или горизонтальным расположением листа.

2 Размеры граф устанавливает разработчик документа.

Приложение Г
(рекомендуемое)

Образцы штампов по учету и обращению документов, выполненных в бумажной форме

Г.1 Штампы предназначаются для упрощения нанесения и достижения однотипности изображения надписей и указаний, приводимых в проектной и рабочей документации и в документах учета в процессе их обращения.

Г.2 Штамп «ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ № … г.» с указанием порядкового номера восстановления подлинника и даты его восстановления ставят на подлинниках документов, с которых изготовлены восстановленные подлинники. Форма штампа приведена на рисунке Г.1.

Рисунок Г.1

Г.3 Штамп «АННУЛИРОВАН, ЗАМЕНЕН … № … от … г.» ставят (с указанием номера, даты регистрации разрешения на внесения изменений и подписи) на аннулированных подлинниках, дубликатах и копиях, а также на карточках учета проектных документов. При отсутствии замены ставят прочерк. Форма штампа приведена на рисунке Г.2.

Рисунок Г.2

Г.4 Штамп «ВЗАМЕН ПОДЛИННИКА» ставят на документах при отсутствии подлинников этих документов. Форма штампа приведена на рисунке Г.3.

Рисунок Г.3

Г.5 Штамп «ЭКЗ. № …» ставят (с указанием номера экземпляра) на папках (томах, альбомах) и отдельных копиях. Форма штампа приведена на рисунке Г.4.

Рисунок Г.4

Г.6 Штамп «ИНВ. № …, ЭКЗ. № … г.» ставят (с указанием инвентарного номера, номера экземпляра и даты регистрации) на папках (томах, альбомах) и отдельных копиях проектных документов субподрядных организаций. Форма штампа приведена на рисунке Г.5.

Рисунок Г.5

Г.7 Штампы «КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» и «АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» ставят соответственно на контрольных и архивных экземплярах копий и на папках (томах, альбомах). Форма штампа «КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» приведена на рисунке Г.6. Форма штампа «АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» приведена на рисунке Г.7.

Рисунок Г.6

Рисунок Г.7

Г.8 Допускается применять штампы других видов, упрощающих нанесение надписей на документах.

Приложение Д
(рекомендуемое)

Форма 4 - Акт о списании* проектных документов

____________________

* При списании документов следует предусмотреть в акте графы с указанием носителя информации (бумага, калька, электронный носитель) и объема документов в электронной форме в байтах (килобайтах).

Библиография

[1] Федеральный закон от 27 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

[2] Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 июля 2007 г. № 1182, зарегистрирован Минюстом РФ № 10194 от 27 сентября 2007 г.)

Ключевые слова: проектная документация, рабочая документация для строительства, учет, хранение, подлинники документов, копии документов, документ в бумажной форме, документ в электронной форме