На предприятиях учету и фиксации подлежит практически все, от огнетушителей до входящей корреспонденции. Для этого используются специальные журналы.
Любое входящее письмо на адрес предприятия (если это не рекламная рассылка) должно фиксироваться и своевременно обрабатываться. Запись о корреспонденции вносится в журнал. Документы принимает ответственное лицо – секретарь или делопроизводитель. Письмам присваиваются регистрационные номера.
Цель журнала для регистрации входящей документации:
Подробнее с характеристиками журнала для регистрации писем читайте на сайте https://mediapro.com.ua/, на портале представлены все виды печатной продукции, используемой для учета и прочих действий.
Учет необходимо вести и в отношении командировок. Если сотрудник куда-то уезжает, это обязательно фиксируется в соответствующей книге. В журнал вносится вся информация, касающаяся деловой поездки: сроки пребывания, место назначения, данные об отеле, расходы на командировку и пр.
Информация помогает руководителю и кадровым службам ориентироваться в данных о работниках и систематизировать информацию. Например, руководитель может потребовать от кадровиков предоставить сведения обо всех сотрудниках, находящихся в рабочей поездке, для этого достаточно открыть журнал.
Независимо от сферы деятельности предприятия должны строго соблюдать требования, касающиеся пожарной безопасности. Сюда входит и ведение специального журнала, в котором учитывается общее количество огнетушителей, имеющихся на объекте. Огнетушителями оснащаются любые предприятия, начиная от небольших торговых павильонов, заканчивая крупными производственными цехами.
Для контроля над средствами пожаротушения назначается ответственное лицо, оно же заполняет журнал, внося в него всю информацию, касающуюся огнетушителей: количество, даты проверок, сведения об обслуживании и пр. На сайте https://mediapro.com.ua/ru/catalog/ohrana-truda-i-pozarnaa-bezopasnost подробно описываются особенности ведения журнала, а также приводятся другие виды продукции для учета мероприятий по пожарной безопасности.
Еще одна обязательная для предприятий мера пожарной безопасности – это инструктаж, в ходе которого сотрудники получают информацию о том, как пользоваться средствами пожаротушения, как эвакуироваться при пожаре и т.д. Данные об инструктаже вносятся в специальную книгу.
Это лишь небольшая часть журналов, которая должна быть на каждом предприятии. Несмотря на распространение электронных форматов, печатная продукция все еще сохраняет актуальность.
