Довідка про несудимість уже на руках, і здається, що справу закрито. Але в іноземній установі український документ сам собою нічого не важить, поки вона не переконається, що підпис і печатка на ньому справжні.
Це підтверджує апостиль, спрощена форма легалізації документів за Гаазькою конвенцією 1961 року. Штамп нічого не додає до змісту довідки: він засвідчує лише повноваження органу, який її видав. Тому для посвідки на проживання, навчання чи працевлаштування в ЄС потрібна довідка про несудимість з апостилем, а не сам лише оригінал.
Апостиль чи консульська легалізація
Вибір процедури залежить від країни, до установи якої подають документ. Для одних держав достатньо штампа, для інших його замало.
Держави, які підписали Гаазьку конвенцію, і всі країни ЄС серед них, приймають документ зі штампом апостиля без додаткових погоджень: його ставлять в Україні, і на цьому легалізація завершується. Якщо країна конвенції не підписала, апостиль там сили не має. Замість нього потрібна консульська легалізація: документ послідовно засвідчують у Міністерстві юстиції, МЗС і консульстві країни призначення. Кожен із цих етапів додає до загального строку.
Вимоги до перекладу з'ясовують окремо. Одні установи приймають нотаріально засвідчений переклад з України, інші визнають лише присяжного перекладача.
Черговість дій: спершу штамп, потім переклад
Штамп ставлять на вже виданій довідці: проставлення апостиля на довідці про несудимість є окремою процедурою після її отримання, а не частиною видачі. Тому переклад і подання планують уже після того, як штамп проставлено.
Переклад, зроблений раніше за штамп, апостиля не містить, і установа має підстави повернути такий пакет. Через це кроки не міняють місцями навіть тоді, коли перекладач готовий узятися за роботу раніше.
Отриману довідку звіряють із закордонним паспортом: прізвище та ім'я мають збігатися, інакше апостиль підтвердить документ на іншу людину.
Оригінал довідки подають на апостиль до уповноваженого органу.
Переклад замовляють уже з апостильованого документа, щоб текст штампа теж увійшов до перекладу.
Переклад засвідчують у спосіб, якого вимагає установа-отримувач: нотаріально, у присяжного перекладача або окремим апостилем на самому перекладі.
Коли документ потрібен для двох країн
Оригінал зі штампом зазвичай залишається в установі, якій його подали. Тому для справ у двох країнах одразу беруть два примірники довідки й апостилюють кожен.
Вимоги до перекладу й строки розгляду в цих країнах можуть не збігатися, тому пакет для кожної збирають окремо. Апостиль на другому примірнику проставляють за тією самою процедурою.
https://www.prioretet.com/uk/spravka-o-nesudimosti-s-apostilem
Умови подання називає та установа, яка чекає на документ: чи достатньо їй апостиля, чи потрібна консульська легалізація, у який спосіб засвідчувати переклад. З'ясувати це варто до того, як довідка піде на легалізацію, бо від відповіді залежить, скільки етапів доведеться пройти.