ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ УКРАЇНИ З БУДІВНИЦТВА ТА АРХІТЕКТУРИ
Н А К А З
09.12.2003 N 209
Про затвердження Інструкції про порядок розгляду
пропозицій, заяв і скарг та організацію особистого
приймання громадян у Держбуді України
На виконання Закону України "Про звернення громадян"
( 393/96-ВР ), Указу Президента України від 19 березня 1997 року
N 241/97 ( 241/97 ) "Про заходи щодо забезпечення конституційних
прав громадян на звернення", постанови Кабінету Міністрів України
від 14 квітня 1997 року N 348 ( 348-97-п ) "Про затвердження
Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах
державної влади, місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян,
на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм
власності, в засобах масової інформації" та з метою поліпшення
роботи зі зверненнями громадян у центральному апараті Держбуду
України Н А К А З У Ю:
1. Затвердити Інструкцію про порядок розгляду пропозицій,
заяв і скарг та організацію особистого приймання громадян у
Держбуді України (додається).
2. Заступникам Голови Комітету, керівникам структурних
підрозділів Інструкцію про порядок розгляду пропозицій, заяв і
скарг та організацію особистого приймання громадян у Держбуді
України взяти до неухильного виконання та керівництва в роботі.
3. Керівникам структурних підрозділів визначити
відповідальних за діловодство і внести відповідні зміни до
посадових інструкцій.
4. Керівникам підприємств, установ і організацій, що належать
до сфери управління Комітету, забезпечити в місячний строк
розроблення і затвердження інструкцій з діловодства за зверненнями
громадян і доповісти про виконання.
5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Першого
заступника Голови Комітету А.Беркуту.
Голова комітету В.Череп
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Держбуду
09.12.2003 N 209
ІНСТРУКЦІЯ
про порядок розгляду пропозицій, заяв і скарг
та організацію особистого приймання громадян
у Держбуді України
1. Загальні положення
1.1. Ця Інструкція розроблена згідно із Законом України "Про
звернення громадян" ( 393/96-ВР ), Указом Президента України
N 241/97 ( 241/97 ) від 19 березня 1997 року "Про заходу щодо
забезпечення конституційних прав громадян на звернення" та
постановою Кабінету Міністрів України N 348 ( 348-97-п ) від
14 квітня 1997 року "Про затвердження Інструкції з діловодства за
зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого
самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в
установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах
масової інформації".
1.2. Розгляд пропозицій (зауважень), заяв (клопотань), скарг
і приймання громадян є важливою ділянкою роботи Держбуду
України, засобом отримання Інформації про недоліки в роботі
Комітету, однією з форм зміцнення і розширення зв'язків із
широкими верствами населення, дійовим засобом у розбудові
правової держави України.
1.3. У роботі із письмовими та усними зверненнями громадян
потрібно забезпечувати поважне ставлення до людей, уважний підхід
до їхніх потреб та запитів.
1.4. Усі звернення громадян, що надходять до Комітету,
полягають обов'язковій класифікації за встановленими статтею 3
Закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ) видами: на
пропозиції, заяви та скарги. Подальший розгляд та вирішення
пропозицій, заяв та скарг громадян проводиться з
урахуванням особливостей їх розгляду, встановлених статтями 14, 15
та 16 названого Закону.
2. Первинний розгляд, облік та
зберігання звернень громадян
2.1. Усні звернення громадян безпосередньо розглядаються та
вирішуються посадовими особами Комітету під час особистого
приймання громадян, яке проводиться згідно з затвердженим
графіком. Якщо розв'язати порушені в усному зверненні питання
безпосередньо на особистому прийманні неможливо, то вони
розглядаються в тому самому порядку, що й при письмовому
зверненні. Про результати розгляду громадянину повідомляється
письмово, про що робиться відмітка в реєстраційно-контрольній
картці.
2.2. Письмові звернення громадян підлягають обов'язковому
первинному розгляду з метою визначення їх належності до
компетенції відповідного органу чи установи та призначення за ними
конкретного виконавця.
Первинний розгляд письмових звернень громадян проводиться
Головою Комітету або його заступниками.
2.3. Діловодство, пов'язане з пропозиціями (зауваженнями),
заявами (клопотаннями) і скаргами громадян, та контроль за їх
виконанням здійснюються окремо від інших видів діловодства і
покладаються на Управління апарату Комітету та на спеціально
визначених для цього посадових осіб у структурних підрозділах
центрального апарату Комітету.
Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення з
усіма документами щодо їх розгляду і вирішення та примірником
реєстраційно-контрольної картки мають бути повернуті Управлінню
апарату.
2.4. Звернення може бути подане особисто як окремою особою
(індивідуальне), так і групою осіб (колективне) чи надіслано
поштою. Громадянин може подати звернення також через
уповноважену на це іншу особу, якщо ці повноваження оформлені
відповідно до чинного законодавства. Звернення в інтересах
неповнолітніх і недієздатних осіб подається їх законними
представниками.
Скарга в інтересах громадянина може бути подана іншою особою,
трудовим колективом або організацією, яка здійснює правозахисну
діяльність, що отримали від громадянина відповідні повноваження,
оформлені відповідно до чинного законодавства.
У зверненні мають бути вказані прізвище, ім'я та по батькові,
місце проживання громадянина та викладається суть порушеного
питання. Письмове звернення має бути надруковано або написано від
руки розбірливо і чітко, підписано заявником (заявниками) із
зазначенням дати. Звернення, оформлене без дотримання цих вимог,
повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями у строк не
пізніше як через десять днів від дня його надходження, крім
випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону України
"Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ).
Письмове звернення без зазначення місця проживання, не
підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо
встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.
Не розглядаються й повторні звернення одним і тим самим органом
від одного й того самого громадянина з одного й того самого
питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті скарги, які
подані з порушенням термінів, передбачених статтею 17 Закону
України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ), та звернення осіб,
визнаних судом недієздатними. Рішення про припинення розгляду
такого звернення приймає керівництво Комітету, про що
повідомляється особі, яка подала звернення.
2.5. На вільному від тексту місці першої сторінки звернення
ставиться відбиток штампа Держбуду, на якому вказуються дата
надходження звернення та його реєстраційний номер.
Конверти, в яких надійшли звернення, зберігаються разом з
матеріалами перевірки до закінчення терміну зберігання пропозицій,
заяв і скарг, після чого знищуються.
2.6. Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли, приймаються
та централізовано реєструються в день їх надходження в
журналі реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян та
на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення
персональними комп'ютерами, після розгляду керівництвом. Облік
особистого приймання громадян ведеться в журналі обліку
особистого приймання громадян відповідними посадовими особами
Комітету.
Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані під час
особистого приймання, також підлягають централізованій реєстрації
на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення
персональними комп'ютерами, та в журналах.
2.7. Під час реєстрації звернення громадянина йому надається
відповідний індекс, який присвоюється один раз на рік.
Реєстраційний індекс звернення складається з початкової
літери прізвища заявника, порядкового номера пропозиції, заяви,
скарги, що надійшли, та позначення про вид документа (зв., ск. і
т. ін)
Пропозиції, заяви і скарги одного й того самого громадянина з
одного й того самого питання, що надійшли на розгляд до Комітету
(дублетні), обліковуються за реєстраційним номером першої
пропозиції, заяви і скарги з доданням порядкового номера, що
проставляється через дріб, наприклад: Д-401, Д-401/2, Д-401/3.
У такому самому порядку обліковуються та реєструються
звернення громадян з одного й того самого питання, надіслані
державними органами вищого рівня чи Іншими установами,
організаціями, підприємствами, засобами масової Інформації за
належністю для їх вирішення по суті до Комітету, якщо останніми
вже отримані звернення аналогічного змісту.
2.8. Повторними вважаються звернення, в яких:
2.8.1. Повідомляється про несвоєчасне вирішення попереднього
звернення, якщо з часу надходження останнього минув установлений
законодавством термін розгляду і відповідь громадянину не
надавалась.
2.8.2. Не вирішене по суті або вирішене не в повному обсязі
питання, порушене в першому зверненні.
2.8.3. Звертається увага на інші недоліки, допущені при
вирішенні попереднього звернення.
2.9. Причини повторного звернення громадянина розглядаються
керівництвом Комітету. Якщо воно викликано порушенням
установленого порядку розгляду, то до посадових осіб, які
припустилися порушення прав громадянина, вживаються відповідні
заходи реагування.
2.10. Щодо кожного звернення не пізніше ніж у п'ятиденний
строк має бути прийняте одне з таких рішень: прийняти до
провадження; надіслати за належністю до іншого відомства, якщо
питання, порушені у зверненні, не входять до компетенції Комітету,
про що одночасно повідомляється заявнику; залишити без розгляду
за наявності підстав, визначених у статті 8 Закону України "Про
звернення громадян" ( 393/96-ВР ): письмове звернення без
зазначення місця проживання, не підписане автором, а також таке, з
якого неможливо встановити авторство; повторні звернення
від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо
перше вирішено по суті; звернення осіб, визнаних судом
недієздатними.
2.11. Якщо у зверненні поряд з питаннями, що належать до
компетенції Комітету, порушуються питання, які підлягають
вирішенню в інших органах державної влади чи місцевого
самоврядування, то при наданні відповіді на звернення
Комітетом громадянину також роз'яснюється порядок вирішення цих
питань.
2.12. На звернення, взяте під контроль, заповнюється
контрольна картка у двох примірниках, один з яких надходить до
контрольної картотеки, а другий - разом із зверненням вручається
виконавцеві.
2.13. Відповіді на звернення громадян надсилаються на бланках
Дєржбуду України і підписуються керівниками Комітету.
2.14. Документи у справах розміщуються за територіальним або
алфавітним принципом у хронологічному порядку. Кожна пропозиція,
заява, скарга, з усіма документами щодо її розгляду і вирішення
становлять у справі самостійну групу і вміщуються у м'яку
обкладинку. У разі одержання повторного звернення або появи
додаткових документів вони підшиваються до цієї групи документів.
При формуванні справ перевіряється правильність спрямування
документів до справи, їх комплектність. Невирішені звернення, а
також неправильно оформлені документи підшивати до справи
забороняється.
2.15. Після фактичного виконання прийнятого рішення звернення
разом з матеріалами перевірки повертаються до Управління апарату
з написом "До справи" і підписом посадової особи, яка прийняла
рішення, за посадою - не нижче заступника Голови Комітету.
Документи й листування щодо звернень громадян з часу
надходження їх до Управління апарату і до передачі в архів
централізовано зберігаються в загальному відділі Управління
апарату.
Схоронність документів і листування щодо звернень громадян
у структурних підрозділах центрального апарату Дєржбуду
забезпечується начальниками відповідних структурних підрозділів і
посадовими особами, відповідальними за діловодство.
2.16. Терміни зберігання документів за пропозиціями, заявами
і скаргами визначаються затвердженими керівниками організацій
номенклатурами справ, що утворюються в процесі їх діяльності.
Звернення громадян, що містять пропозиції про суттєві зміни в
роботі установ, організацій, підприємств або про усунення
серйозних недоліків та зловживань, зберігаються постійно та
надходять до держархівів.
Звернення громадян особистого та другорядного характеру,
незалежно від того, чи підлягають вони передачі до держархівів, чи
ні, зберігаються протягом 5 років.
3. Розгляд та вирішення звернень громадян
3.1. Посадові особи Комітету при розгляді звернень громадян
зобов'язані уважно вникати в їх суть, у разі потреби вимагати у
виконавців матеріали їх перевірки, направляти працівників на місця
для перевірки викладених у зверненні обставин, вживати інших
заходів для об'єктивного вирішення поставлених автором звернення
питань, з'ясування і усунення причин та умов, які спонукають
авторів скаржитись.
3.2. Рішення, які приймаються за зверненнями, повинні бути
мотивованими та грунтуватися на нормах чинного законодавства.
Посадова особа, визнавши заяву такою, що підлягає задоволенню,
зобов'язана забезпечити своєчасне й правильне виконання прийнятого
рішення, а в разі визнання скарги обгрунтованою - негайно вжити
заходів до поновлення порушених прав громадян.
3.3. Якщо про результати розгляду письмової пропозиції,
заяви, скарги потрібно повідомити іншу організацію або у зверненні
порушуються важливі питання діяльності Комітету, то вони беруться
на контроль і вирішуються в першу чергу. У цих випадках на листах
і картках проставляється штамп "Контроль". Рішення за результатами
перевірки таких звернень приймаються керівництвом Комітету.
Пропозиції, заяви і скарги, на які даються попередні
відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки
після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення
пропозиції, заяви, скарги.
3.4. Заявник має право ознайомлюватися з матеріалами
перевірки, якщо це не суперечить вимогам Закону України "Про
інформацію" ( 2657-12 ).
3.5. Звернення та запити народних депутатів України, які
надійшли в інтересах громадян, вирішуються протягом термінів,
установлених статтями 12 і 19 Закону України "Про статус народного
депутата України" ( 2790-12 ). Розгляд звернень та запитів
народних депутатів України береться під особливий контроль. Про
наслідки вирішення таких звернень і запитів Голова Комітету
повідомляє народного депутата України.
Запити та запитання депутатів місцевих рад, які надійшли в
інтересах громадян, вирішуються протягом термінів, установлених
статтею 11 Закону України "Про статус депутатів місцевих рад
народних депутатів" ( 93-15 ).
3.6. Звернення громадян, що надійшли з редакцій газет,
журналів, радіо й телебачення, розглядаються Комітетом в терміни,
передбачені статтею 20 Закону України "Про звернення громадян"
( 393/96-ВР ).
3.7. Термін розгляду пропозицій, заяв та скарг обчислюється з
дня, наступного за днем, з якого починається строк (таким днем є
день їх надходження та реєстрації в Комітеті), по день направлення
заявнику відповіді на його звернення. Якщо останній день терміну
розгляду звернення припадає на день неробочий, то за останній день
терміну вважається перший після нього робочий день.
Звернення розглядаються і вирішуються в строк не більше
одного місяця від дня їх надходження, враховуючи вихідні, святкові
та неробочі дні, а ті, які не потребують додаткового вивчення та
проведення перевірки за ними, - невідкладно, але не пізніше 15
днів від дня їх отримання.
Якщо в місячний строк вирішити порушені у зверненні питання
неможливо, то відповідальна особа Управління апарату установлює
термін, потрібний для його розгляду, про що повідомляється особі,
яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань,
порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.
3.8. Звернення вважається вирішеним, якщо розглянуті всі
поставлені в ньому питання, прийнято обгрунтоване рішення та вжиті
потрібні заходи щодо його виконання і заявника повідомлено про
результати перевірки звернення і прийняте рішення.
3.9. Відповідь за результатами розгляду звернення в
обов'язковому порядку готується тим структурним підрозділом
Комітету, який його отримав і до компетенції якого входить
розв'язання порушених у зверненні питань, і підписується
керівником Комітету.
Пропозиції, заяви та скарги Героїв Радянського Союзу, Героїв
Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни
розглядаються керівництвом Комітету особисто.
Рішення про відмову в задоволенні вимог або прохань,
викладених у зверненні, приймається керівником Комітету і
доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на
чинне законодавство і викладенням мотивів відмови, а також із
роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення. При цьому
вказуються заходи, які вживались Комітетом для перевірки цього
звернення. Якщо давалася усна відповідь, то складається відповідна
довідка, яка додається до матеріалів перевірки звернення. У картці
обліку (журналі) фіксується, що про наслідки перевірки заявника
повідомлено в особистій бесіді.
3.10. Держбуд України розглядає звернення громадян без
стягнення за це плати.
4. Особистий прийом громадян
4.1. Особистий прийом громадян керівництвом Комітету
проводиться в спеціально виділеній кімнаті в установлені графіком
дні.
4.2. Прийом Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв
Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни
проводиться першочергово.
4.3. Особистий прийом громадян в інші дні, крім неділі та
святкових, проводиться працівниками Управління
організаційно-аналітичного забезпечення апарату.
4.4. Вхід громадян у зазначені дні до Комітету вільний і не
потребує оформлення перепустки та пред'явлення документів, що
посвідчують особу.
В разі непередбачених обставин громадяни зв'язуються з
відповідальним за забезпечення прийому працівником Комітету.
4.5. Інформація про порядок і графік особистого прийому
громадян керівництвом Комітету публікується в "Інформаційному
бюлетені Держбуду України", розміщується на веб-сайті Комітету та
біля входу до будинку Комітету в доступному для вільного огляду
місці.
4.6. На особистий прийом до керівництва Комітету проводиться
попередній запис.
4.7. Під час попереднього запису громадян на особистий прийом
до керівництва Комітету з'ясовується прізвище, ім'я, по батькові,
місце проживання громадянина, зміст порушеного питання, до яких
посадових осіб чи органів державної влади він звертався і яке було
прийняте рішення, визначається структурний підрозділ Комітету, до
компетенції якого належить питання, вивчаються документи, інші
матеріали, що подаються громадянами для обгрунтування своїх заяв
(клопотань), скарг або пропозицій (зауважень).
Не допускається з'ясування відомостей про особу громадянина,
що не стосуються його звернення.
4.8. Повторний прийом громадянина з питання, яке вже
розглядалося керівництвом Комітету, проводиться в разі, коли
питання, порушене в першому обгрунтованому зверненні, не було
вирішено по суті.
В разі повторного звернення громадянина вивчаються архівні
матеріали з порушеного питання, з'ясовуються причини, що його
викликали, надаються необхідні роз'яснення та можлива допомога.
4.9. Список громадян на особистий прийом до керівництва
Комітету із зазначенням прізвища, імені, по батькові, змісту
порушуваних питань подається відповідно Голові, Першому
заступнику, заступникам Голови Комітету.
4.10. Під час проведення особистого прийому громадян можуть
бути присутні їх представники, повноваження яких оформлені в
установленому порядку, та особи, які перебувають у родинних
стосунках з цими громадянами.
Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого
прийому громадян не допускається.
4.11. В разі, коли порушене громадянином питання вирішити на
особистому прийомі неможливо через складність і необхідність
додаткового вивчення, громадянинові може бути запропоновано
викласти його у формі письмової заяви.
Подана громадянином на особистому прийомі письмова заява
розглядається у порядку, встановленому законодавством для
письмових звернень.
Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється
письмово або усно (за його бажанням),
4.12. З урахуванням рішення, прийнятого під час особистого
прийому, опрацьовуються доручення структурним підрозділам Комітету
і подаються на розгляд відповідно Голові, Першому заступнику,
заступникам Голови Комітету.
4.13. Управління організаційно-аналітичного забезпечення
апарату здійснює систематичний аналіз та узагальнення звернень
громадян на особистому прийомі, щомісяця інформує про це
керівництво Комітету.
5. Відповідальність за порушення законодавства
про звернення громадян
5.1. Посадові особи, які допустили порушення законодавства
про звернення громадян, несуть цивільну, адміністративну або
кримінальну відповідальність, передбачену законодавством України.
До зазначених посадових осіб за неналежне виконання службових
обов'язків з розгляду звернень громадян можуть застосовуватись
заходи дисциплінарного стягнення.
5.2. Подання громадянином звернення, яке містить наклеп і
образи, дискредитацію органів державної влади, органів місцевого
самоврядування, об'єднань громадян та їхніх посадових осіб,
керівників та інших посадових осіб підприємств, установ і
організацій незалежно від форм власності, заклики до розпалювання
національної, расової, релігійної ворожнечі та інших протиправних
дій, тягнуть за собою відповідальність, передбачену чинним
законодавством.
6. Узагальнення, аналіз письмових і усних звернень
громадян та забезпечення контролю за їх розглядом
6.1. Письмові та усні звернення громадян, а також критичні
зауваження, які в них містяться, мають систематично, але не менше
одного разу на квартал узагальнюватися й аналізуватися з метою
своєчасного виявлення причин, що призводять до порушення прав і
інтересів громадян, вивчення громадської думки, вдосконалення
роботи Комітету. Особливу увагу слід звернути на усунення причин,
які викликають повторні й колективні скарги, а також змушують
громадян звертатися до вищих та центральних органів державної
влади, редакцій газет і журналів з питань, які можуть і повинні
розв'язуватись Комітетом.
Підготовлені матеріали подаються Управлінню апарату.
6.2. За результатами узагальнення, аналізу складається
довідка, огляд або інформаційний лист з конкретними пропозиціями
керівництву про подальше вдосконалення організації роботи зі
зверненнями і з прийому громадян.
6.3. Результати аналізу є предметом розгляду на колегії та
оперативних нарадах Комітету.
6.4. Голова Комітету здійснює контроль за роботою з питань
звернень та прийому громадян особисто, через своїх заступників,
керівників структурних підрозділів і Управління апарату.
6.5. Керівники структурних підрозділів Комітету здійснюють
безпосередній контроль за додержанням установленого законодавством
і цією Інструкцією порядку розгляду звернень.
6.6. Виконавці на підставі контрольних карток, які вони
мають, та листування контролюють процес розгляду звернень і про
результати доповідають відповідному керівникові.
6.7. При здійсненні контролю звертається увага на строки й
повноту розгляду порушених питань, об'єктивність перевірки
звернень, законність і обгрунтованість прийнятих за ними рішень,
своєчасність їх виконання і направлення відповідей заявникам.
6.8. Якщо взяте на контроль звернення не може бути вирішене в
установлений термін, то виконавець заздалегідь, але не пізніше ніж
за 5 днів до закінчення цього терміну, доповідає про це особі, яка
здійснює контроль, і порушує питання про продовження терміну в
межах, установлених законодавством про звернення громадян. Про
продовження вказаних термінів своєчасно інформуються органи чи
посадові особи, яких слід про це сповіщати, а у випадку, коли
одночасно продовжується термін розгляду самого звернення, то й
автори звернень.
6.9. Рішення про зняття звернень з контролю приймає
керівництво. Попередні відповіді на звернення, взяті під контроль,
не є підставою для зняття їх з контролю.
6.10. Стан роботи з питань розгляду звернень громадян та
організації їх особистого прийому, а також окремі заяви і скарги,
при розгляді яких були допущені формалізм, байдужість і тяганина,
при потребі розглядаються на засіданні колегії, апаратній нараді
із заслуховуванням керівників структурних підрозділів.
Начальник управління
організаційно-аналітичного
забезпечення апарату А.Григор
