Про затвердження Інструкції про порядок розгляду пропозицій, заяв і скарг та організацію особистого прийому громадян у Міністерстві регіонального розвитку та будівництва України, Порядку організації та проведення особистого прийому громадян та графіка особистого прийому громадян керівництвом Міністерства
Наказ від 22 травня 2007 р. № 19
На виконання Закону України від 2 жовтня 1996 року № 393/96-вр „Про звернення громадян”, Указів Президента України від 13 серпня 2002 р. № 700 "Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення" та від 14 квітня 2004 року № 434/2004 „Про невідкладні заходи з удосконалення організації прийому громадян органами державної влади, органами місцевого самоврядування та посадовими і службовими особами цих органів”, постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 „Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади, місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації” та з метою поліпшення роботи зі зверненнями громадян у центральному апараті Міністерства регіонального розвитку та будівництва України наказую:
1. Затвердити Інструкцію про порядок розгляду пропозицій, заяв і скарг та організацію особистого прийому громадян у Міністерстві регіонального розвитку та будівництва України, Порядок організації та проведення особистого прийому громадян та графік особистого прийому громадян керівництвом Міністерства (додаються).
2. Встановити, що в разі потреби зміни до графіка особистого прийому громадян керівництвом Міністерства за погодженням з Міністром вносить перший заступник Міністра Сорока М.П.
3.Департаменту організаційно-господарського забезпечення та використання майна (Рюмшин С.М.) спільно з Фінансово-економічним департаментом забезпечити обладнання окремого приміщення та створення необхідних організаційних і матеріально-технічних умов для проведення особистого прийому громадян керівництвом Міністерства.
4. Першому заступнику, заступникам Міністра, керівникам структурних підрозділів Інструкцію про порядок розгляду пропозицій, заяв і скарг та організацію особистого прийому громадян у Міністерстві регіонального розвитку та будівництва України, Порядок організації та проведення особистого прийому громадян та графік особистого прийому громадян керівництвом Міністерства взяти до неухильного виконання та керівництва в роботі.
5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника, заступників Міністра згідно з розподілом функціональних обов’язків.
Міністр
В. Яцуба
Додаток № 1
до наказу Міністерства регіонального розвитку та будівництва України від 22.05.07 № 19
Інструкція
про порядок розгляду пропозицій, заяв і скарг та організацію особистого прийому громадян у Міністерстві регіонального розвитку та будівництва України
1. Загальні положення
1.1. Ця Інструкція розроблена згідно із Законом України „Про звернення громадян”, Указами Президента України від 13 серпня 2002 р. № 700 "Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення" та від 14 квітня 2004 року N 434/2004 „Про невідкладні заходи з удосконалення організації прийому громадян органами державної влади, органами місцевого самоврядування та посадовими і службовими особами цих органів” та постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 „Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації”.
1.2. Розгляд пропозицій (зауважень), заяв (клопотань), скарг і прийом громадян є важливою ділянкою роботи Міністерства регіонального розвитку та будівництва України (далі – Міністерство), засобом отримання інформації про недоліки в роботі Міністерства, однією з форм зміцнення і розширення зв'язків із широкими верствами населення, дійовим засобом у розбудові правової держави України.
1.3. У роботі із письмовими та усними зверненнями громадян потрібно забезпечувати поважне ставлення до людей, уважний підхід до їх потреб та запитів.
1.4. Усі звернення громадян, що надходять до Міністерства, підлягають обов'язковій класифікації за встановленими статтею 3 Закону України „Про звернення громадян” видами: на пропозиції, заяви та скарги. Подальший розгляд та вирішення пропозицій, заяв та скарг громадян проводиться з урахуванням особливостей їх розгляду, встановлених статтями 14, 15 та 16 названого Закону України.
2. Первинний розгляд, облік та зберігання звернень громадян
2.1. Усні звернення громадян безпосередньо розглядаються та вирішуються посадовими особами Міністерства під час особистих прийомів громадян, які проводяться згідно із затвердженим графіком. Якщо розв'язати порушені в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо, то вони розглядаються в тому самому порядку, що й при письмовому зверненні. За результатами розгляду звернення громадянину повідомляється письмово, про що робиться відмітка в реєстраційно-контрольній картці.
2.2. Письмові звернення громадян підлягають обов'язковому первинному розгляду з метою визначення їх належності до компетенції відповідного органу чи установи та призначення за ними конкретного виконавця.
Первинний розгляд письмових звернень громадян проводиться першим заступником, заступниками Міністра.
2.3. Діловодство, пов'язане з пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян, та контроль за їх виконанням здійснюються окремо від інших видів діловодства і покладаються на Департамент із забезпечення діяльності Міністра та колегії та на спеціально визначених для цього посадових осіб (діловодів) у структурних підрозділах центрального апарату Міністерства.
Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення та примірником реєстраційно-контрольної картки повертаються до Департаменту із забезпечення діяльності Міністра та колегії.
2.4. Звернення може бути подане особисто як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне) чи надіслано поштою. Громадянин може подати звернення також через уповноважену на це іншу особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства. Звернення в інтересах неповнолітніх і недієздатних осіб подається їх законними представниками.
Скарга в інтересах громадянина може бути подана іншою особою, трудовим колективом або організацією, яка здійснює правозахисну діяльність, за умови, що отримали від громадянина відповідні повноваження, оформлені згідно з чинним законодавством.
У зверненні вказуються прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання громадянина та викладено суть порушеного питання. Письмове звернення має бути надруковане або написане від руки розбірливо і чітко, підписане заявником (заявниками) із зазначенням дати. Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями в термін не пізніше як через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону України „Про звернення громадян”.
Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає. Не розглядаються й повторні звернення одним і тим самим органом від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті скарги, які подані з порушенням термінів, передбачених статтею 17 Закону України „Про звернення громадян”, та звернення осіб, визнаних судом недієздатними. Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає керівництво Міністерства, про що повідомляється особі, яка подала звернення.
2.5. На вільному від тексту місці першої сторінки звернення ставиться відбиток штампа Міністерства, на якому вказуються дата надходження звернення та його реєстраційний номер.
Конверти, в яких надійшли звернення, зберігаються разом з матеріалами перевірки до закінчення терміну зберігання пропозицій, заяв і скарг, після чого знищуються.
2.6. Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли, приймаються та централізовано реєструються в день їх надходження в журналі реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян (додаток 2) та на реєстраційно-контрольних картках (додаток 1), придатних для оброблення на персональних комп'ютерах, після розгляду керівництвом. Облік особистого прийому громадян ведеться помічниками (секретарями) Міністра, першого заступника, заступників Міністра в журналі обліку особистого прийому громадян (додаток 3).
Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані під час особистого прийому, також підлягають централізованій реєстрації на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональними комп'ютерами, та в журналах (додатки 1, 2).
2.7. Під час реєстрації звернення громадянина йому надається відповідний індекс, який присвоюється один раз на рік. Реєстраційний індекс звернення складається з початкової літери прізвища заявника, порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшла, та позначення про вид документа (зв., ск. і т. ін).
Пропозиції, заяви і скарги одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, що надійшли на розгляд до Міністерства (дублетні), обліковуються за реєстраційним номером першої пропозиції, заяви і скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад: Д-401, Д-401/2, Д-401/3.
У такому самому порядку обліковуються та реєструються звернення громадян з одного й того самого питання, надіслані державними органами вищого рівня чи іншими установами, організаціями, підприємствами, засобами масової інформації за належністю для їх вирішення по суті до Міністерства, якщо останніми вже отримані звернення аналогічного змісту.
2.8. Повторними вважаються звернення, в яких:
2.8.1. Повідомляється про несвоєчасне вирішення попереднього звернення, якщо з часу надходження останнього минув установлений законодавством термін розгляду і відповідь громадянину не надавалась.
2.8.2. Не вирішене по суті або вирішене не в повному обсязі питання, порушене в першому зверненні.
2.8.3. Звертається увага на інші недоліки, допущені при вирішенні попереднього звернення.
2.9. Причини повторного звернення громадянина розглядаються керівництвом Міністерства. Якщо воно викликане порушенням установленого порядку розгляду, то до посадових осіб, які припустилися порушення прав громадянина, вживаються відповідні заходи реагування.
2.10. Щодо кожного звернення не пізніше ніж у п'ятиденний термін має бути прийняте одне з таких рішень: прийняти до провадження; надіслати за належністю до іншого відомства, якщо питання, порушені у зверненні, не входять до компетенції Міністерства, про що одночасно повідомляється заявнику; залишити без розгляду за наявності підстав, визначених у статті 8 Закону України „Про звернення громадян”: письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором, а також таке, з якого неможливо встановити авторство; повторні звернення від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті; звернення осіб, визнаних судом недієздатними.
2.11. Якщо у зверненні поряд з питаннями, що належать до компетенції Міністерства, порушуються питання, які підлягають вирішенню в інших органах державної влади чи місцевого самоврядування, то при наданні відповіді на звернення Міністерством громадянину також роз'яснюється порядок вирішення цих питань.
2.12. На звернення, взяте під контроль, заповнюється контрольна картка у двох примірниках, один з яких надходить до контрольної картотеки, а другий -разом із зверненням вручається виконавцеві (додаток 4).
2.13. Відповіді на звернення громадян надсилаються на бланках Міністерства і підписуються керівниками Міністерства.
2.14. Документи у справах розміщуються за територіальним або алфавітним принципом у хронологічному порядку. Кожна пропозиція, заява, скарга, з усіма документами щодо її розгляду і вирішення, становлять у справі самостійну групу і вміщуються у м'яку обкладинку. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до цієї групи документів. При формуванні справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Невирішені звернення, а також неправильно оформлені документи підшивати до справи забороняється.
2.15. Після фактичного виконання прийнятого рішення звернення разом з матеріалами перевірки повертаються до Департаменту із забезпечення діяльності Міністра та колегії з написом - До справи - і підписом посадової особи, яка прийняла рішення, за посадою - не нижче заступника Міністра.
Документи й листування щодо звернень громадян з часу надходження їх до Департаменту із забезпечення діяльності Міністра та Колегії і до передачі в архів централізовано зберігаються у відділі з підготовки документів та прийому громадян Департаменту із забезпечення діяльності Міністра та колегії.
Схоронність документів і листування щодо звернень громадян у структурних підрозділах центрального апарату Міністерства забезпечується керівниками відповідних структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловодство.
2.16. Терміни зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами визначаються затвердженими керівниками організацій номенклатурами справ, що утворюються в процесі їх діяльності.
Звернення громадян, що містять пропозиції про суттєві зміни в роботі установ, організацій, підприємств або про усунення серйозних недоліків та зловживань, зберігаються постійно та надходять до держархівів.
